Das Arbeitszeugnis - Inhalt, Aufbau, Formulierung

Mehr zum Thema: Arbeitsrecht, Arbeitszeugnis, Arbeitgeber, Erstellung, negative Formulierung, Zwischenzeugnis
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Leitfaden für Arbeitgeber zur rechtssicheren Erstellung eines Arbeitszeugnisses

Das Arbeitszeugnis hat große Bedeutung für den Sprung in der Karriereleiter und das berufliche Fortkommen. Immer wieder ist es daher Gegenstand gerichtlicher Verfahren. Kommt es tatsächlich zu einem Prozess, so ist dieser in der Regel mit großem Zeit- und Kostenaufwand verbunden und mag obendrein unschön enden. Wer Kosten sparen und Nerven schonen möchte, sollte daher bei der Erstellung eines Zeugnisses besondere Sorgfalt walten lassen.

1. Teil: Anspruch, Aufbau und äußere Gestaltung

Dieser Beitrag befasst sich in einem ersten Teil mit den allgemeinen Formalia des Zeugnisses und geht im zweiten Teil auf den Inhalt und die korrekte Formulierung eines klassischen Arbeitszeugnisses ein.

Veit Strittmatter
Rechtsanwalt
Dürenerstr. 270
50935 Köln
Tel: 0221 94 336 530
Web: http://www.bs-legal.de/
E-Mail:
Arbeitsrecht, Vertragsrecht, Strafrecht, Zivilrecht

Wer hat überhaupt Anspruch auf ein Zeugnis?

Anspruch auf ein Zeugnis haben alle Arbeitnehmer, soweit ein Arbeitsverhältnis bestand. Unerheblich ist, ob es sich um eine Voll- oder Teilzeitbeschäftigung oder um eine Haupt- oder Nebenbeschäftigung handelt. Das Zeugnis ist zu erteilen "bei Beendigung" des Arbeitsverhältnisses.

Beachten Sie bitte, "Beendigung" bedeutet: Spätestens zum Ablauf der Kündigungsfrist!

Dies gilt selbst dann, wenn ein Kündigungsschutzverfahren anhängig und daher noch ungeklärt ist, wann das Arbeitsverhältnis tatsächlich endet. Bei einer außerordentlichen Kündigung kann das Zeugnis sofort verlangt werden.

Der Arbeitnehmer muss das Zeugnis grundsätzlich bei dem Arbeitgeber abholen. Jedoch kann der Arbeitgeber im Einzelfall verpflichtet sein, das Zeugnis zuzuschicken, etwa wenn die Abholung für den Arbeitnehmer mit hohen Kosten und großen Mühen verbunden wäre.

Wenn Sie das Zeugnis verschicken, ist es ratsam, das Zeugnis nicht zu falten. Versenden Sie das Zeugnis in einem verstärkten Briefumschlag, um es vor Knicken zu schützen. Und zwar mittels Einschreiben! Sollte es zu Beweisfragen hinsichtlich des Zugangs kommen, sind Sie so auf der sicheren Seite.

Eine Verwirkung des Zeugnisanspruchs kommt nur unter engen Vorrausetzungen in Betracht. Der Arbeitnehmer darf über einen längeren Zeitraum kein Zeugnis beansprucht haben und der Arbeitgeber durfte daher davon ausgehen, dass er keines mehr fordern werde. Der Mindestzeitraum hierfür beträgt regelmäßig nicht weniger als ein Jahr.

Ein Zurückbehaltungsrecht des Arbeitnehmers besteht aufgrund seiner Fürsorgepflicht nicht.

Das Zwischenzeugnis

Neben dem typischen "End"- Zeugnis gibt es im Arbeitsverhältnis auch ein Zwischenzeugnis. Hier stellt sich die Frage, wann ein solches zu erteilen ist und ob dieses Bindungswirkung für das Endzeugnis entfaltet.

Ein Zwischenzeugnis kann von dem Mitarbeiter immer dann eingefordert werden, wenn ein besonderes Interesse daran besteht. Die Rechtsprechung bejaht dies unter anderem in den folgenden Fällen:

  • Der Arbeitgeber stellt die Kündigung in Aussicht
  • Der Mitarbeiter wechselt die Arbeitsstelle
  • längere Arbeitsunterbrechung
  • Fort- und Weiterbildungen sowie Bewerbungen
  • Zur Vorlage bei Gerichten und Behörden
  • Für Kreditanträge
  • Wechsel des Vorgesetzten
  • Insolvenz des Arbeitgebers
  • Betriebsübergang

In all diesen Fällen ist ersichtlich, dass der Arbeitnehmer ein besonderes Interesse an der Erteilung eines Zwischenzeugnisses hat.

Hat der Arbeitnehmer auf sein Verlangen bereits ein Endzeugnis erhalten, besteht kein besonderes Interesse auf ein (zusätzliches) Zwischenzeugnis!

Das Zwischenzeugnis ist hinsichtlich des Zeitraumes, auf welches es sich erstreckt, bindend für das Endzeugnis. Der Arbeitgeber kann den Mitarbeiter in diesem Zeitraum also nicht anders beurteilen, als er dies im Zwischenzeugnis getan hat.

Der an das Zwischenzeugnis anschließende zu beurteilende Zeitraum kann nur dann vom Zwischenzeugnis abweichen, wenn die späteren Leistungen und das Verhalten des Mitarbeiters dies rechtfertigen.

Aufbau und äußere Gestaltung

Zunächst ist zu unterscheiden zwischen einfachem und qualifiziertem Zeugnis. Das einfache Zeugnis bescheinigt nur Art und Dauer des Arbeitsverhältnisses, während das qualifizierte Zeugnis den Regelfall bildet. Es wird nur auf Wunsch erstellt und enthält neben der Tätigkeitsbeschreibung Beurteilungen zu Führung und Leistung.

Ein Zeugnis sollte wie folgt gegliedert werden:

  • Firmenbriefkopf
  • Überschrift (die Überschrift ist zwar nicht zwingend, jedoch allgemein üblich und sollte daher mit aufgenommen werden)
  • Name des Arbeitnehmers und Titel falls vorhanden (Zu achten ist auf die Angabe des korrekten und vollständigen Namen des Arbeitnehmers, ggf. können auch akademische Grade angegeben werden. Geburtsdatum, Geburtsort und die Anschrift des Arbeitnehmers dürfen nur mit dessen Einverständnis aufgenommen werden!)
  • Dauer der Beschäftigung
  • Aufgabenbeschreibung
  • Leistungs- und Verhaltensbeurteilung
  • Zusammenfassung
  • Beendigungsmodalitäten
  • Schlussformel

Welche Formalien sind zu beachten?

Das Zeugnis soll dem Arbeitnehmer das berufliche Fortkommen erleichtern. Es hat sich daher nach den im hiesigen Geschäftsverkehr gängigen Gepflogenheiten zu richten. Daher gilt zunächst ganz lapidar: Zeugnissprache ist Deutsch.

Üblicherweise wird das Zeugnis auf dem Geschäftspapier erstellt. Verwendet man hingegen weißes Papier, so ist die volle Firmenbezeichnung samt Anschrift aufzunehmen. Flecken, Verbesserungen oder Durchstreichungen sind tunlichst zu vermeiden. Das Zeugnis dient schließlich als Visitenkarte des Arbeitnehmers und soll ihm die Bewerbung erleichtern. Unzulässig sind auch Frage- und Ausrufezeichen, Gänsefüßchen, Hervorhebungen durch Fettschrift oder Unterstreichungen. Diese könnten auf sog. verbotene Geheimzeichen schließen lassen.

Anzugeben ist stets auch das Ausstellungsdatum.

Das Zeugnis ist schriftlich - nicht handschriftlich sondern maschinenschriftlich - oder vom PC erstellt, zu erteilen (vgl. § 630 S.1 BGB und § 109 Abs. 1 S.1 GewO). Die elektronische Form, z.B. per E-mail genügt daher nicht.

Es muss eigenhändig vom Arbeitgeber oder von einem für ihn handelnden Vertreter unterschrieben werden.

2. Teil: Inhalt und Formulierung

Der erste Teil dieses Beitrags befasste sich mit den allgemeinen Formalia eines Zeugnisses. Der nunmehr folgende Teil erklärt, was das Zeugnis beinhalten sollte und welche Formulierungen hierfür zu wählen sind.

Was gehört in das Zeugnis?

Kernstück neben der Tätigkeitsbeschreibung ist eine Leistungs- und Verhaltensbeurteilung sowie eine Zusammenfassung und gewöhnlich eine Schlussformel.

Ferner kann auf die Arbeitsweise und, soweit vorhanden, auf Fachwissen, sonstige besondere Fähigkeiten, Weiterbildungsmaßnahmen und etwaige soft skills einzugehen sein. Grundsätzlich gilt also: Alles was der neue Arbeitgeber über den Arbeitnehmer wissen muss, gehört auch in das Zeugnis.

1. Leistung

Bei der Leistungsbewertung ist darzustellen, wie der Mitarbeiter die ihm übertragenen Aufgaben erledigt hat. Da der potentielle Arbeitgeber ein möglichst umfassendes Bild von dem Arbeitnehmer gewinnen will, sollte die Leistungsbeschreibung genau und nicht zu knapp sein. Insbesondere kann auf Arbeits- und Verantwortungsbereitschaft, Arbeitsqualität, Belastbarkeit, Eigeninitiative, Zuverlässigkeit, Entscheidungsvermögen und Arbeitstempo einzugehen sein. Fehlt eine Beurteilung über eine dieser Eigenschaften, kann dies sogar als negativ zu werten sein.

2. Verhalten

Die Bewertung des Verhaltens meint ausschließlich das dienstliche Verhalten. Die private Lebensführung gehört nicht in das Arbeitszeugnis. Haben Ereignisse in der privaten Lebensführung jedoch Auswirkung auf das Arbeitsverhältnis, so dürfen diese erwähnt werden.

Besondere Erwähnung sollte auch das jeweilige Verhalten gegenüber verschiedenen Personen, wie Vorgesetzten, Mitarbeitern und Kunden finden.

Begriffe wie „korrekt", „höflich" oder „in Ordnung" beschreiben durchschnittliches Verhalten. Differenzierungen nach oben werden durch Zusätze wie „sehr", „stets" oder „jederzeit", nach unten durch „im Allgemeinen" oder „zumeist" erreicht.

Krankheiten dürfen nur erwähnt werden, wenn sie für die Gesamtbeurteilung wesentlich sind. Durchschnittliche Fehlzeiten sind daher nicht aufzunehmen. Krankhafter Drogen- oder Alkoholkonsum können, sofern sie Auswirkungen auf das Arbeitsverhältnis haben, erwähnt werden.

3. Zusammenfassende Bewertung

Die zusammenfassende Bewertung dient als Gesamtbeurteilung. Die hierin zum Ausdruck kommende Benotung muss sich in den zuvor gemachten Bewertungen wiederfinden. Dies gebietet der Grundsatz der Zeugnisklarheit und Eindeutigkeit. Ein im Übrigen gänzlich hoch gelobter Arbeitnehmer kann also in der Gesamtbeurteilung nicht die Note befriedigend erhalten.

Folgende Formulierungen haben sich als Zusammenfassung etabliert:

Note 1: Frau/ Herr hat die ihr/ ihm übertragenen Aufgaben stets zu unserer vollsten Zufriedenheit erfüllt.

Note 2: Frau/ Herr hat die ihr/ ihm übertragenen Aufgaben stets zu unserer vollen Zufriedenheit erfüllt.

Note 3: Frau/ Herr hat die ihr/ ihm übertragenen Aufgaben stets zu unserer Zufriedenheit erfüllt.  

Note 4: Frau/ Herr hat die ihr/ ihm übertragenen Aufgaben zu unserer Zufriedenheit erfüllt.

Note 5: Frau/ Herr hat die ihr/ ihm übertragenen Aufgaben im Großen und Ganzen zu unserer Zufriedenheit erfüllt.

Note 6: Frau/ Herr hat sich bemüht den Anforderungen gerecht zu werden.

4. Schlussformel

Das Zeugnis endet grundsätzlich mit einer Schlussformel. Hierin bedankt sich der Arbeitgeber für die Mitarbeit und bringt sein Bedauern für das Ausscheiden des Mitarbeiters zum Ausdruck. Die genaue Formulierung der Schlussformel variiert je nach Bewertung. Ein genereller Anspruch seitens des Arbeitnehmers auf eine Schlussformel besteht nicht. Fehlt sie, so kann dies gegebenenfalls als negativ zu werten sein.

Nicht- oder nur auf Wunsch aufzunehmende Kriterien

Nicht immer klar zu bestimmen ist, welche Punkte im Einzelnen erwähnt werden dürfen.

Nicht im Zeugnis erwähnt werden dürfen der Gesundheitszustand, vorherige Arbeitslosigkeit, das Einkommen, sog. Geheimzeichen oder eine fristlose Kündigung.

Ob Alkoholkonsum, Behinderungen, Ermittlungsverfahren oder Fehlzeiten erwähnt werden dürfen, ist vom Einzelfall abhängig. Grundsätzlich kann eine Erwähnung in Betracht kommen, wenn das jeweilige Verhalten großen Einfluss auf das Arbeitsverhältnis hat. Hier ist jeweils eine Einzelfallbeurteilung anzustellen; ein pauschaler Rat kann nicht erteilt werden.

Sind Sie sich unsicher, ob Sie eine der vorgenannten Eigenschaften ansprechen dürfen, so verzichten Sie im Zweifelsfalle besser darauf oder wenden sich direkt an uns.

Eine Mitgliedschaft im Betriebsrat, gewerkschaftliche Betätigungen oder Grund und Art des Ausscheidens sind jeweils nur auf Wunsch des Arbeitnehmers aufzunehmen.

Richtige Formulierung

Während die Formalia noch relativ sicher zu handhaben sind, können die erlaubten Formulierungen bereits erhebliche Schwierigkeiten bereiten. Hier gilt es einige gefährliche Klippen zu umschiffen, um von vorneherein sicher sein zu können, dass das Zeugnis einer etwaigen gerichtlichen Prüfung standhält.

Hinter den Formulierungen stehen letztendlich nichts anderes als Bewertungen, die die gesamte, bereits aus Schultagen bekannte, sechsstufige Notenskala abbilden. Es ist daher wichtig zu wissen, was die jeweiligen Formulierungen tatsächlich bedeuten. Andernfalls kann es leicht passieren, dass einem guten Arbeitnehmer eine schlechte Leistung und umgekehrt attestiert wird.

Zwar steht die Formulierung grundsätzlich im pflichtgemäßen Ermessen des Arbeitsgebers. Jedoch müssen die Formulierungen wahrheitsgemäß und wohlwollend sein. Denn der Arbeitnehmer soll in seinem beruflichen Fortkommen nicht unnötig erschwert und der potentielle Arbeitgeber nicht über die Fähigkeiten des Arbeitnehmers getäuscht werden. Priorität hat daher eine richtige Bewertung, wobei der Arbeitgeber keinen subjektiven Leistungsmaßstab heranziehen darf, sondern sich an einem durchschnittlichen Arbeitnehmer orientieren muss.

Zu beachten ist ferner, dass sich das Zeugnis auf den gesamten Zeitraum des Arbeitsverhältnisses erstrecken muss. Es soll ein Gesamtbild ergeben. Dies ergibt sich aus dem Grundsatz der Vollständigkeit. Endlich gilt der Grundsatz der Eindeutigkeit und Klarheit. Dieser schließt sog. Geheimzeichen aus. Zulässig hingegen sind versteckte negative Formulierungen. Natürlich nur, sofern sie der Wahrheit entsprechen.

Was sind negative Formulierungen?

Häufig werden negative Eigenschaften in scheinbar positive Formulierungen gekleidet. Dies kann zum Beispiel der Fall sein, wenn Selbstverständlichkeiten als einzige Leistungskriterien besonders gewürdigt oder fehlende negative Eigenschaften besonders herausgehoben werden. Auch die doppelte Verneinung ("nicht ungewissenhaft") oder ständige Passivierung (was auf mangelnde Eigeninitiative schließen lässt) sind Anhaltspunkte für eine nur unterdurchschnittliche Leistung.

Weitere Beispiele für positive Formulierungen mit negativer Bedeutung sind: "Er bemühte sich stets, seine Kenntnisse im Bereich xy auszubauen" entspricht einer ungenügenden Bewertung und bescheinigt dem Mitarbeiter weit unterdurchschnittliche Kenntnisse. Ebenso die Phrase "In den meisten Situationen erzielte sie zufriedenstellende Ergebnisse" entspricht lediglich der Schulnote 4. Ein "gesundes Selbstvertrauen" lässt einen Sprücheklopfer, die "Fähigkeit zu delegieren" Faulheit erkennen.

Kürzlich hat das BAG klargestellt, dass nicht jede abweichende Formulierung zugleich eine negative Eigenschaft beinhaltet.

In dem konkreten Fall wurde darüber gestritten, ob die Formulierung "Wir haben den Kläger als sehr interessierten und hochmotivierten Mitarbeiter kennengelernt, der stets eine sehr hohe Einsatzbereitschaft zeigte" negativ besetzt ist. Das BAG verneinte dies jedenfalls dann, wenn die Formulierung in einem ansonsten durchweg guten Zeugnis eingebettet ist. Dies bedeutet im Umkehrschluss, dass teils unklar gefasste Formulierungen in einem ansonsten negativen Zeugnis wohl auch als negativ zu werten zu sind. Ob derartige Formulierungen in diesem Fall zulässig sind, ist nicht abschließend geklärt.

Abschließender Rat

Je mehr Wertungen ihr Zeugnis enthält, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass der Arbeitnehmer mit bestimmten Formulierungen unzufrieden ist. Dies birgt die Gefahr lästiger Rechtsstreitigkeiten in sich. Daher der Rat: Gute Mitarbeiter erhalten ein ausführliches Zeugnis, weniger gute Mitarbeiter ein weniger ausführliches Zeugnis. Können Sie einem Mitarbeiter in der Leistungsbeschreibung keine guten Leistungen attestieren, halten Sie die Beschreibung daher eher knapp.

Sollte es trotz allem einmal zum Rechtsstreit kommen und der Arbeitnehmer eine bessere als durchschnittliche Leistung fordern, liegt es an ihm zu beweisen, dass er entsprechend gute Leistungen erbracht hat. Haben Sie hingegen eine unterdurchschnittliche Leistung bescheinigt, so müssen Sie in der Lage sein, dem Arbeitnehmer etwaige Fehler nachzuweisen. Achten Sie also darauf, Fehler und schlechte Arbeitsergebnisse zu dokumentieren, wenn sie dies im Zeugnis erwähnen wollen. Denn vor Gericht gilt: Recht bekommt nicht der, der Recht hat, sondern der, der Recht hat und das auch beweisen kann.

Veit Strittmatter, BS LEGAL Rechtsanwälte, Köln

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