Behörden und Datenschutz = Das kannst Du halten wie ein Dachdecker!?

Hallo,

wir grübeln immer wieder an der Arbeit über den Datenschutz, verziehen manchmal die Augenbrauen, werden wütend, müssen lachen, zucken aber schließlich mit den Schultern, weil ist wohl schon so, wurde irgendwie immer so gemacht und irgendwie läufts ja dann doch, aber wenn mans genau nimmt, wie sieht es z. B. in den folgenden Fallkonstellationen mit dem Datenschutz aus?

1. Wir in einer großen Behörde gehören zu einem Sozialleistungsfachdienst an, der die Daten seiner Leistungsbezieher nur an einen anderen Sozialleitungsfachdienst in demselben Fachbereich oder an die Kasse weitergeben bzw. mit denen teilen darf. Mit anderen Dezernaten, Fachbereichen, Fachdiensten ... aus unserem Hause, ist die Datenweitergabe untersagt, obwohl es dort andere Sozialleistungen gibt, die aber bzgl. unserer Sozialleistung wiederum nicht irrelevant ist. Warum es diese Unterscheidungen gibt, erschließt sich hier keinem. Und was wäre, wenn man nun gegen diese interne Absprache verstößt, also Daten weitergibt, erhält, dienstlich weiterverarbeitet ..., kann das wirklich schwerwiegende Konsequenzen nach sich ziehen?

2. Wir haben regelmäßig EMA-Anfragen bei Städten, Gemeinden i. R. d. § 34 BMG. Wir schreiben die per Mail an und schreiben in der Mail, ob Herr/Frau ..., geb. am ... bei denen wohnt, falls ja, wo, oder ob die wissen, wo ... wohnt. Oft bekommen wir per Mail Antwort. Meistens aber erhalten wir eine schriftliche Antwort, dass man aufgrund des Datenschutzes nur schriftlich antworten darf, weil E-Mails generell nicht sicher sind und auch zu fake sind und im Schreiben steht dann die Antwort auf die Frage aus der Mail. Sind E-Mails von einer behördlichen E-Mail-Adresse zur anderen behördlichen E-Mail-Adresse generell nicht sicher (genug)?

3. Ähnlich wie 2., nur telefonisch. Wenns mal ganz schnell gehen soll, rufen wir bei den Kommunen an und fragen nach. Manche antworten problemlos, wiederum andere berufen sich auch auf den Datenschutz und man dürfe solche Auskünfte nicht übers Telefon geben, obwohl man von der Behörden-Telefonnummer angerufen hat und man ja auch zurückrufen kann oder sich über die Zentrale verbinden lassen kann, um auf Nummer Sicher zu gehen. Aber Telefonnummern und alles könnte man ja auch faken.

4. Von anderen externen Sozialleistungsträgern erhalten wir z. B. Bescheide von den Leistungsbeziehern per Mail als pdf zugeschickt mit der Bitte "Hast Du aber nicht von mir. Wegen Datenschutz darf ich eigentlich nicht, aber sonst müsste ich den Bescheid erst ausdrucken, eintüten ... So gehts schneller!"

Wie verhält sich das konkret in diesen 4 Fällen?

Ist das so ok oder auf keinen Fall? Wird hier sich z. T. auch zu sehr auf den Datenschutz berufen und auch irgendwie "ausgeruht" und ist ein Datenaustausch per Telefon und E-Mail, besonders wenn es dienstliche Telefonnummern und E-Mail-Adressen sind, durchaus erlaubt und man muss keine Angst wegen Datenschutz haben?

Dankeschön.

LG