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DSGVO und Rollen-E-Mail-Accounts

1. Juli 2020 Thema abonnieren

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Frage vom 1. Juli 2020 | 14:59

Von

Status:

Frischling (11 Beiträge, 7x hilfreich)

DSGVO und Rollen-E-Mail-Accounts

Guten Tag,
wenn für einen Service eine Rollen-E-Mail-Adresse wie z. B. beratung@xyz.de benutzt wird, ist die ja nicht personenbezogen.
1. Darf der Acccount dann beim Ausscheiden des betreffenden Bearbeiters vom Nachfolger weitergeführt werden?
2. Dürfen mehrere Bearbeiter zugleich auf den Account zugreifen?
3. Wie ist dabei mit Mails umzugehen, die personenbezogene Daten enthalten?
3.1 Darf dann ein anderer Mitarbeiter sehen, was ich einem Anfragenden geantwortet habe?
3.2 Sollte ich Mails mit personenbezogenen Daten bei meinem Ausscheiden löschen.
3.2.1 Gibt es dafür Fristen, d. h. dürfte ich aktuelle Mails eines bestimmten Zeitraums für meinen Nachfolger zurücklassen?

Da das eher grundsätzliche Fragen sind, wurden die schon irgendwo allgemeinverbindlich beantwortet?

Vielen Dank für diesen Service.

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3 Antworten

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Antwort vom 1. Juli 2020 | 15:42

Von

Status:

Lehrling (1448 Beiträge, 232x hilfreich)

das steht und fällt mit der Frage, ob die Rollenemails oder generell alle Email zur privaten Nutzung explizit freigegeben wurden.

Falls nein, dann gehört die Adresse und die Kommunikation dem AG und verbleibt auch dort, bzw. geht auf den Nachfolger über. Der Umgang mit personenbezogenen Daten richtet sich unabhängig vom Mitarbeiter nach den geltenden Regelungen und Löschkonzepten.

Falls die private Nutzung erlaubt ist, ist die Sache wesentlich differenzierter zu beantworten.

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Antwort vom 1. Juli 2020 | 18:24

Von

Status:

Frischling (11 Beiträge, 7x hilfreich)

Darf man davon ausgehen, dass die private Nutzung eines solchen Accounts ausgeschlossen ist, wenn nicht ausdrücklich genehmigt?

Welch Arbeitgeber würde dann aber die private Nutzung zulassen, das macht doch eigentlich keinen Sinn?

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Antwort vom 2. Juli 2020 | 11:17

Von

Status:

Junior-Partner (5398 Beiträge, 1814x hilfreich)

Zitat (von fspade):
3.1 Darf dann ein anderer Mitarbeiter sehen, was ich einem Anfragenden geantwortet habe?

Das ist ja gerade der Sinn - Anfragen sollen mitarbeiterübergreifend bearbeitet werden können. Das ist völlig üblich und zulässig und auch durch die DSGVO nicht plötzlich unzulässig geworden.

Zitat (von fspade):
Darf man davon ausgehen, dass die private Nutzung eines solchen Accounts ausgeschlossen ist, wenn nicht ausdrücklich genehmigt?

Ja. Insbesondere gilt das für solche Sammelaccounts, die ja gerade nicht "vorname.nachname@firma" sind. Wie man da auf die Idee kommt, eine private Nutzung sei gewollt, erlaubt oder auch nur sinnvoll, erschließt sich mir nicht.

-- Editiert von BigiBigiBigi am 02.07.2020 11:18

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