Datenlöschung Outlook E-Mails

21. Juni 2019 Thema abonnieren
 Von 
fb518034-67
Status:
Frischling
(4 Beiträge, 0x hilfreich)
Datenlöschung Outlook E-Mails

Wenn ein Unternehmen über outlook365 E-Mails annimmt und sendet, würde ich diese E-Mails als Geschäftsbriefe mit einer Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren werten.

1. Wie seht ihr das?
2. Gibt es Erfahrungswerte bei der Umsetzung der Löschung solcher E-Mails nach einem Zeitraum von 6 Jahren? Ich sehe die Umsetzung als sehr komplex an, da es meines Wissens keinen Automatismus gibt, mit dem automatisch E-Mails über Outlook365 nach einem Zeitraum XX gelöscht werden können.

Ich freue mich auf eine Rückmeldung und Ideen/Vorschläge zur Umsetzung der Thematik

Beste Grüße

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3 Antworten
Sortierung:
#1
 Von 
Harry van Sell
Status:
Unbeschreiblich
(119437 Beiträge, 39725x hilfreich)

Zitat (von fb518034-67):
1. Wie seht ihr das?

Unter Umständen. Es können aber auch Unterlagen sein die länger aufbewahrt werden müssen.



Zitat (von fb518034-67):
Ich sehe die Umsetzung als sehr komplex an,

Nö, das ist ganz unkomplex.



Zitat (von fb518034-67):
da es meines Wissens keinen Automatismus gibt, mit dem automatisch E-Mails über Outlook365 nach einem Zeitraum XX gelöscht werden können.

Naja, entweder man nutzt die Suchfunktion und sagt "alles von 2013" anzeigen und löscht dann per Mausklick.

Oder man organisiert das von Anfang an sinnvoll und schiebt jeden 01.01 die Ordner des letzten Jahres in einen Jahresordner.

Alternativ kann man auch was mit Scripten / Makros von Outlook aus was machen.


Signatur:

Meine persönliche Meinung/Interpretation!
Im übrigen verweise ich auf § 675 Abs. 2 BGB

1x Hilfreiche Antwort

#2
 Von 
BigiBigiBigi
Status:
Junior-Partner
(5398 Beiträge, 1813x hilfreich)

Genau. Man macht sich vieles einfacher, wenn man Aufbewahrungsfristen so behandelt wie die regelmäßige Verjährung, also als würden sie zum Jahresende zählen.
Dann kann man am 1.1.2020 alles wegwerfen, was aus 2013 ist. Am 1.1.2021 alles aus 2014. Usw.

1x Hilfreiche Antwort

#3
 Von 
fb518034-67
Status:
Frischling
(4 Beiträge, 0x hilfreich)

vielen Dank für eure Rückmeldungen! Das klingt nach einem sinnvollen Vorschlag.

0x Hilfreiche Antwort

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