Rechte und Pflichten von angestellten und ehrenamtlich tätigen IT-Administratoren

Mich würde mal folgendes interessieren, was kleinere Firmen (Anwaltskanzleien *g*) oder auch Vereine, also kleine Organisationen betreffen kann.

Jemand wird damit betraut sich um die IT in der Organisation zu kümmern. Das ganze Verfahren wurde recht intransparent einfach per Handschlag an den Sohn vom Chef, den damaligen Jugendwart usw. vergeben, da sich derjenige in IT-Dingen sehr motiviert zeigte. Ging es vor 20 Jahren noch darum, einfach eine Homepage der Organisation ins Internet zu stellen, kamen über die Jahre immer anspruchsvollere Lösungen wie gemeinsame Dateiablage, Organisations-E-Mail, Personalwesen, Mitgliederverwaltung, Telefonanlage und Teile der Abrechnung hinzu. Jeweils immer auf Zuruf/per Handschlag (evtl. auf geringfügig beschäftigter Basis beim Sohn vom Chef).
Über die Jahre wurde auch jede Lösung zur allgemeinen Zufriedenheit der Nutzer in der Organisation umgesetzt.

Und jetzt kommt es zu einer Situation, dass die Organisationsführung nach einer anderen IT-Lösung umsehen will. Der IT-ler beharrt dagegen darauf dass ohne ihn nichts läuft. Die Daten liegen vollständig unter seiner Kontrolle, es wurde natürlich nichts dokumentiert, teilweise laufen im Hintergrund selbst gebaute Lösungen. Ohne den IT-er ist es weder möglich zu kommunizieren, noch Außenstände einzufordern usw.

Ein extremerer Fall wäre, dass der bisherige IT-Mensch sich nun im IT-Bereich selbtständig gemacht hat und nun richtig viel Geld für das weitere Administrieren sehen will. Ansonsten kann die Organisation mal sehen wie sie ohne ihn weiterkommt...

Mich würde nun interessieren, welche grundsätzlichen Rechte und Pflichte beide Parteien, d.h. der IT-ler und die Organisation, haben. Kann sich der IT-ler z.B. auf den Standpunkt stellen: Dokumentation war nie vereinbart und die IT-Architektur habe nur ich im Kopf. Ohne mich läuft nix, die Organisation ist jetzt lebenslang von mir abhängig und ich kann das nun so richtig monetär ausnutzen? Oder gibt es durchaus Pflichten zur Dokumentation der verwendeten Software, Hardware, Nutzer, Berechtigungen etc.?

In den letzten 20 Jahren kann es sein, dass eine Organisation allmählich in eine solche Situation "hineingerutscht" ist (von der Homepage zu essentielleren Dienstleistungen per Handschlag). Heute sind wir weiter. Kann oder sollte eine Organisation im Vorfeld entsprechende Vereinbarungen bzgl. ehrenamtlicher oder geringfügig beschäftigter IT-Verwaltung treffen? Auf Dokumentation und Berichten bestehen? Gibt es hierzu ggf. Literaturempfehlungen zum einlesen?