Mahnung Hochschulbib

Folgendes Problem kurz und Knackig:

2 Bücher über 40 Tage nach der Frist nicht abgegeben nach folgender Mahngebührenstaffelung:

1. Mahnung: bis zu 10 Kalendertagen: 2,00 € (per Mail)
2. Mahnung: bis zu 20 Kalendertagen: 5,00 € (per Mail)
3. Mahnung: bis zu 30 Kalendertagen: 10,00 € (per Mail)
4. Mahnung: bis zu 40 Kalendertagen: 20,00 € (per Post)

Zudem:
Bibiliotheksbenutzung umsonst, Bücher nicht reserviert worden, kein Schaden entstanden.
Da es sich um ein offensichtliches Kalenderdatum gehandelt hat, ist nun nach 30 Tagen "Verzug" eingetreten, falls man überhaupt davon sprechen kann, weil es ja keine finanzielle Fordernung gab.

1. Frage: Sind die Beträge überhaupt zu rechtfertigen? Es wurde kein Inkassounternehmen beauftragt.

2. Frage: Die Mails laufen über die Hochschulmailadresse, von der es eine Weiterleitung auf die Privatmail gibt, es sind aber in diesem Fall nie Mails angekommen, auch nicht zum Hinweis des Ablaufs der Bücher, obwohl zuvor immer Mails bei selbiger Adresse angekommen sind und die Weiterleitung immernoch aktiv ist. Handelt es sich damit um die 1. Mahnung oder die 4. Mahnung?
(Wobei es ja nach meinen Recherchen sowieso nur die eine Mahnung gibt und sich der Rest aus dem Schaden ergibt.)

Danke im Vorraus