gerichtliches Mahnverfahren - Warum braucht das Gericht so lange?

Hallo!
Mein Bekannter hat sich letztes Jahr nach mehreren Jahren Arbeitslosigkeit wieder in das Berufsleben zurück gearbeitet.
Er ist selbstständig am Bau tätig. Das heißt, er baut Häuser.
Also er hat im Oktober mit einem Hausbau begonnen (es gab im Vorfeld schon unklarheiten und gezicke vom Bauträger).Egal...
Er baute den Keller (alleine)und stellte danach die Rechnung mit einer gesetzlichen Frist zur Prüfung usw.
Es kam keine Reaktion. Er mahnte an....keine Reaktion.
Vor Weihnachten noch fuhr er auf das Gericht um das gerichtliche Mahnverfahren einzuleiten. Die Gebüren wurden sofort entrichtet.
Nun begann das Warten.... nichts passierte.
Heute rief er wieder auf dem Gericht an um sich nach dem Stand der Dinge zu erkundigen......Das Schreiben war noch nicht mal rausgegangen.
Kann denn das sein? Gibt es dafür keine Fristen?
Warum braucht das Gericht so lange?
Wie geht es nun weiter? Wie sollte er sich verhalten?
Bleibt meinem Bekannten nun wieder nur der Gang zum Arbeitsamt Harz IV beantragen? Denn ohne das Geld kann er nicht weiter machen.
Vielen Dank im Voraus für eure Antwort.