Heizölverbrauch unplausibel und Hausverwaltung sieht keine Fehler

Ich habe ein Problem mit der Nebenkostenabrechnung (01.10.2023-30.09.2024). Die Abrechnung habe ich im Juli 2025 erhalten. Ein Großer Punkt ist der Heizölverbrauch. Dieser ist plötzlich um ca. 80% zum Vorjahr gestiegen und erscheint äußerst unplausibel. Ich habe der Hausverwaltung mitgeteilt, dass hier irgendwas nicht stimmen kann und gefragt, ob möglicherweise ein Defekt vorliegt oder eine Verwechslung / Fehlbetankung der beiden Hausnummern passiert ist. Diese liegen im selben Gebäude, aber haben jeweils eigene Heizungen und sind getrennte Abrechnungseinheiten. Das zieht sich jetzt schon über ein halbes Jahr. Gezahlt habe ich noch nichts.

Hier eine Übersicht der Verbräuche der letzten Jahre und des aktuellen Abrechnungszeitraums:

Abrechnungszeitraum Verbrauch Heizöl [l] Einheiten Heizung Warmwasser [m3]
20/21 4503 30850 69,393
21/22 5336 30965 73,872
22/23 4652 27703 72,500
23/24 8645* 30080 79,5
24/25 5131 29721 70,7

Die Werte liegen in allen Jahren in einem ähnlichen Bereich (im Schnitt 4900l +-400l). In 23/24 gibt es einen klaren Ausreißer*. Es gab in dem Zeitraum Heizöllieferungen für beide Hausnummern am selben Tag. Der Verbrauch wird immer Anhand Anfangs- und Endbestand rechnerisch ermittelt. Folgende Antwort habe ich von der Hausverwaltung bekommen:

„In der beigefügten Übersicht haben wir alle Lieferungen beider Häuser miteinander verglichen. Dabei zeigt sich, dass die gelieferten Mengen sowie die daraus resultierenden Kosten beim Nachbarhaus jeweils höher waren. Die zugehörigen Rechnungen wurden von uns nochmals sorgfältig überprüft; eine Verwechslung kann mit Sicherheit ausgeschlossen werden.
Der von Ihnen beanstandete Verbrauch von 8.645 Litern sowie die Verbräuche der übrigen Jahre von jeweils etwa 5.100 Litern legen nahe, dass der Verbrauch im Abrechnungsjahr 2022/2023 mit 4.652 Litern möglicherweise zu niedrig angesetzt war. Auch die Abrechnungsjahre 2021/2022 sowie 2024/2025 bewegen sich mit Verbräuchen zwischen 5.100 und 5.300 Litern im üblichen Rahmen.
Die Abrechnung für das Jahr 2022/2023 wurde von Ihnen akzeptiert und stellt daher die Grundlage für den Anfangs- und Endbestand des Öltanks in der nachfolgenden Abrechnung dar. Vor diesem Hintergrund erscheint es plausibel, dass der damals zugrunde gelegte Anfangsbestand von 10.650 Litern zu hoch angesetzt war und tatsächlich ein höherer Verbrauch stattgefunden hat, als abgerechnet wurde. Dies hätte zur Konsequenz, dass den Mietern in diesem Jahr zu geringe Kosten in Rechnung gestellt wurden.
Ein solcher Sachverhalt würde sich im darauffolgenden Abrechnungsjahr automatisch ausgleichen, da die zu niedrig berechneten Verbrauchskosten in die Abrechnung 2023/2024 einfließen würden. Dies gilt insbesondere vor dem Hintergrund, dass in den betreffenden Jahren keine Mieterwechsel erfolgt sind. Für diese Annahmen liegen jedoch keine belastbaren Beweise vor. Zudem erfolgt die Ermittlung des Füllstands elektronisch in Litern und Prozent und nicht mittels Peilstab oder visueller Ablesung.
Unsere erneute Überprüfung hat ergeben:
• Es wurden ausschließlich Kosten für tatsächlich gelieferte und verbrauchte Ölmengen weiterberechnet.
• Sowohl die Betankungen als auch deren Zuordnung zu den jeweiligen Häusern sind korrekt.
• Aus unserer Sicht bestehen keinerlei Anhaltspunkte für eine fehlerhafte Abrechnung.
Für alle von uns verantworteten Zählerstände liegen entsprechende Fotodokumentationen vor, einschließlich einer Aufnahme der Füllstandsanzeige vom 01.10.2024. Sämtliche von uns verwendeten Werte sind korrekt.
Da die niedrige Abrechnung des Jahres 2022/2023 von Ihnen anerkannt wurde und keine Hinweise auf Fehler oder Verwechslungen vorliegen, bitten wir Sie, auch die Abrechnungen für die Jahre 2023/2024 und 2024/2025 zu akzeptieren und die noch offenen Beträge zu begleichen."


Rein rechnerisch geht diese ganze Argumentation nicht auf. Wenn im Vorjahr zu wenig berechnet wurde, dann müsste es weit über 3000 l zu wenig gewesen sein. Die Zahlen lassen nicht darauf schließen. Außerdem bezweifle ich, dass man nicht berechnete Kosten einfach im Folgejahr abrechnen kann. Die 12 Monatsfrist ist schon lange abgelaufen und es gibt keine Beweise das im Vorjahresraum zu wenig berechnet wurde.
Andererseits kann ich aber auch nicht beweisen, dass die 8645 l falsch sind. Lediglich anhand der Verbrauchswerte erscheint das äußert wahrscheinlich, dass es hier einen ganz krassen Fehler gegeben hat.

Wie würdet ihr in diesem Fall vorgehen?

Vielen Dank für die Antworten!

LG