Kaution und Nebenkosten Vermieter

schönen guten morgen zusammen ,

ich hätte zwei fragen und hoffe das mir hier jemand weiterhelfen kann .
ich halte mich kurz .

ich bin Vermieter eines mehrfamilienhauses (5 Wohneinheiten )
eine mieterin möchte ausziehen nach nur 7 monaten , die dame bezieht ihre gelder komplett vom amt (miete und kaution kommt vom amt )
die dame zieht am 31.02 aus sie teilte mir mündlich mit das die kaution (780euro) bar an sie ausbezahlt werden kann da sie einen darlhensvertrag mit dem jobcenter hat
ich bat die dame das dies mir das jobcenter im vorfeld schriftlich zustellen soll .

meine erste frage : gibt es so einen fall überhaupt das die kaution vom amt an den mieter ausbezahlt werden kann oder möchte hier jemand nur an schnelles geld kommen ????




zur zweiten themathik

die neben kosten werden im haus ende mai erstellt dazu kommt eine ablesefirma die sämtliche kostenrechnung erstellt
die dame die aber bereits im februar ausziehen wird muss höchstwahrscheinlich eine nachzahlung der neben kosten leisten

meine frage wäre wie sollte ich am besten die sache handhaben ?
ist es mein recht einen angemessenen teil der kaution ca 200euro einzubehalten bis die nebenkosten erstellt wurden

laut meiner recherche ist es laut gestzgeber erlaubt die kaution bis zu 12 monate einzubehalten

ich hoffe mir kann hier jemand weiterhelfen
vielen dank im vorfeld