Übernahme der Tankkosten bei der Mitbenutzung eines Firmenfahrzeuges einer zweiten Firma

Liebes Forum,

ich stehe gerade vor einem Recherche-Problem und finde keine Antworten dafür.
Ich arbeite in einer GmbH, wo der Chef zwei Firmen gehört (beide Firmen unterstützen sich gegenseitig bei Aufträgen). Jede Firma hat 1-2 Firmenfahrzeuge auf sich angemeldet und jede Firma hat seine eigenen Mitarbeiter. Da jeder Mitarbeiter die Firmenfahrzeuge (nur geschäftliche Fahrten!!) von beiden Firmen benutzt, schreiben wir für beide Firmen am Jahresende gegenseitige Kfz-Nutzungsrechnungen, damit die gegenseitige Nutzung ausgeglichen wird.

1. Problem:
Meine Frage: Wer muss in dieser Situation die Kosten für Benzin tragen, wenn der Tank leer ist?? Die Firma der das Auto gehört ODER allgemein die Firma die zuletzt damit gefahren ist?? Muss das auf der Rechnung vermerkt werden, wer der Kostenträger ist bzw. ein Hinweis wie inkl. Benzin??
Bisher haben wir das immer folgendermaßen gehandhabt: Wenn das Auto getankt wurde, hat der jeweilige Mitarbeiter das Geld von der zugehörigen Firma erhalten (Firma auf der das Auto angemeldet ist).


2. Problem:
Mein Chef hat ein weiteres Firmenfahrzeug, welches über Firma A angemeldet ist bzw. welches er mit der 1%-Regelung versteuert. Mit diesem Fahrzeug ist er geschäftlich für beide Firmen unterwegs (Firma A und B). Dieses Auto wird nur von ihm genutzt und dafür stellen wir keine gegenseitige Rechnungen am Jahresende. Die Tankkosten hat bisher immer Firma A getragen, auch wenn die Fahrt für Firma B genutzt wurde.

Frage zum 2. Problem: Wisst ihr wie das in solch einem Fall mit dem Tanken und der Nutzung für Termine beider Firmen geregelt werden muss?? Müsste man hierfür eine anteilige Kostenrechnung an Firma B stellen, damit das mit dem Tanken ausgeglichen wird??


Hoffentlich konnte ich mein Problem(e) verständlich erklären und hoffe auf eure Hilfe/Hinweise.
Danke!!