Abgrenzung bei Betriebskostenabrechnung

Question

Ich verwalte ehrenamtlich eine kleine WEG. Bis letztes Jahr war Verwaltung sehr chaotisch, da 3 aus 4 Parteien im Haus neu sind (früher hat das ganze Haus nur einem Eigentümer gehört). Jetzt wollen wir eine Ordnung schaffen. Es wurden auch Heizung und Wasserkosten erste Mal richtig abgelesen. Ich habe auch für Jahr 2009 eine Doppelte Buchführung gemacht, auf die einfachste Art. Also alle Einzahlungen sind als Hausgeldeinnahmen von bestimmten Eigentümern erfasst. Und als Ausgaben haben wir zurzeit nur Gas, Wasser und Versicherung Rechnungen. Mit Heizung und Wasserkosten bin ich jetzt fertig, auch wenn es nicht so leicht war.

Versicherungsprämie wird jedes Jahr am 01.01. bezahlt. Um die Ausgaben zu decken haben 3 Eigentümer seine Anteile für Versicherung am Ende Dezember bezahlt.

Jetzt die Frage: Einerseits wurden Beiträge im 2009 gemacht, andererseits gehören sie eindeutig zu 2010. Ich konnte auch nicht sagen "zahlen sie bitte erst im Januar", sonst hätte ich das Geld von einigen erst am Monatsende gekriegt. Bei Heizungskosten soweit ich verstehe, sind alle für Abgrenzung, ist auch nicht so schwierig, weil im Rechnung von Gas Anbieter die Kosten für 2009 und 2010 verteilt sind. Aber was soll ich jetzt mit Versicherung machen? Ich will dass meine Abrechnung nicht nur gerecht sondern auch rechtlich sicher ist.

Die Frage mit Versicherung macht mir echt Sorgen. Wie soll man Versicherung im Wirtschaftsplan einbauen? Wir sind noch ziemlich knapp bei Kasse und so weit ich weiß soll man auf die Rücklagen nur in wirklichen Sonderfall zugreifen. Wenn ich Ausgaben für 2010 plane - sind es wieder Gas, Wasser und Versicherung. Gesamtsumme wird auf 4 Parteien und 12 Monate entsprechend verteilt. Am Ende des Jahres wird Abrechnung stimmen, aber Versicherung soll gleich im Januar bezahlt werden. Vieleicht ist es eine dumme Frage, aber ich brauche echt einen Rat. Besonders weil die Geschichte wird sich nächstes Jahr wiederholen.

Und bitte ohne "lassen sie es einem echtem Verwalter". Da wir zu stark ein "Sonderfall" sind (komplizierte Zähler Schema, zu wenig Rücklagen, Eigentümer die sehr frei mit Einzahlungen umgehen) will der "echte Verwalter" einfach zu viel Geld, sonst hätte ich schon längst die Sorgen auf jemandem umgelegt.

Und nocht eins: rein rechtlich genommen, wird doppelte Buchführung, Betriebskosten Abrechnung und Wirtschaftspaln für kleine WEG ausreichen?

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R.M. · Answer

quote:Versicherungsprämie wird jedes Jahr am 01.01. bezahlt. Um die Ausgaben zu decken haben 3 Eigentümer seine Anteile für Versicherung am Ende Dezember bezahlt.     Jetzt die Frage: Einerseits wurden Beiträge im 2009 gemacht, andererseits gehören sie eindeutig zu 2010. Ich konnte auch nicht sagen "zahlen sie bitte erst im Januar", sonst hätte ich das Geld von einigen erst am Monatsende gekriegt. Bei Heizungskosten soweit ich verstehe, sind alle für Abgrenzung, ist auch nicht so schwierig, weil im Rechnung von Gas Anbieter die Kosten für 2009 und 2010 verteilt sind. Aber was soll ich jetzt mit Versicherung machen? Ich will dass meine Abrechnung nicht nur gerecht sondern auch rechtlich sicher ist.    Rechtlich korrekt:  Heizkosten sind soweit möglich zeitlich abzugrenzen und es kann auch umgebucht werden, soweit in 2010 noch Zahlungen für 2009 geleistet wurden &lpar;oder Guthaben erstattet wurden&rpar;. Dies ist rechtlich durch die Heizkostenverordnung abgedeckt.  Alle übrigen Einnahmen und Ausgaben müssen in dem Jahr abgerechnet werden, in dem die Zahlungen tatsächlich fließen. D.h. Hausgeldzahlungen im Dezember als Einnahme abrechnen und Versicherungsprämie im Januar als Ausgabe abrechnen. Praktisch ist das doof, aber rechtlich nicht anders lösbar.    quote:Die Frage mit Versicherung macht mir echt Sorgen. Wie soll man Versicherung im Wirtschaftsplan einbauen? Wir sind noch ziemlich knapp bei Kasse   Zunächst den Wirtschaftsplan immer ein wenig reichlicher bemessen als die letzten tatsächlichen Ausgaben - das verschafft ein wenige finanziellen Spielraum.  Weiterhin die Fälligkeit der Hausgeldzahlungen entsprechend beschließen. Gesetzlich ist das gesamten Hausgeld eines Jahres bereits am 01.01. des Jahres zur Zahlung fällig. Bitte prüfen, was eventuell abweichend in der Teilungserklärung vereinbart ist.    quote:Und nocht eins: rein rechtlich genommen, wird doppelte Buchführung, Betriebskosten Abrechnung und Wirtschaftspaln für kleine WEG ausreichen?    doppelte Buchführung ist ausreichend  WP und Abrechnung müssen gemacht werden.  Es MUSS eine Versammlung durchgeführt werden, ich hoffe, Du bist offiziell als Verwalter bestellt. Über WP und Abr. ist zu beschließen, ebenso wie über alle anderen Maßnahmen am Gemeinschaftseigentum.  Und vorallem: Ihr MÜSST eine angemessene Instandhaltungsrücklage bilden/ansparen.      ----------------- " "

Ludmila75 · Answer

Vielen Dank für die Antwort.
Wenn ich die Beiträge für Versicherung für 2010 praktisch im Hausgeld 2009 als Einnahmen abrechne, wird es nicht verkehrt, wenn ich Versicherung 2011 im Wirtschaftsplan für 2010 einbaue? Das ganze wird zwar verschoben, aber dann wird das Problem "wo finde ich das Geld zum 01.01." gelöst.
Das ganze Haushaltgeld schon am 01.01. fällig ist höre ich erste Mal, steht es irgendwo im Gesetz?
Bei Rücklagen haben wir schon angefangen, allerdings weiß ich nicht wie viel soll man für ein Haus sammeln? Unser Haus wurde vor dem Kauf buchstäblich von Kopf bis Fuß saniert, also in den nächsten Jahren werden kaum Reparaturen nötig. Zurzeit sammeln wir ein Tausend pro Jahr.

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R.M. · Answer

quote:Wenn ich die Beiträge für Versicherung für 2010 praktisch im Hausgeld 2009 als Einnahmen abrechne, wird es nicht verkehrt, wenn ich Versicherung 2011 im Wirtschaftsplan für 2010 einbaue? Das ganze wird zwar verschoben, aber dann wird das Problem "wo finde ich das Geld zum 01.01." gelöst.  Genau so wäre für die Zukunft eine Lösung, die Versicherungsprämie bereits am 31.12. für das Folgejahr zu überweisen.     quote:Das ganze Haushaltgeld schon am 01.01. fällig ist höre ich erste Mal, steht es irgendwo im Gesetz?    quote:WEG &#167; 28 Wirtschaftsplan, Rechnungslegung  &lpar;1&rpar; Der Verwalter   hat jeweils für ein Kalenderjahr   einen Wirtschaftsplan aufzustellen. Der Wirtschaftsplan enthält:   1.die voraussichtlichen Einnahmen und Ausgaben bei der Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums;  2.die anteilmäßige Verpflichtung der Wohnungseigentümer zur Lasten- und Kostentragung;  3.die Beitragsleistung der Wohnungseigentümer zu der in &#167; 21 Abs. 5 Nr. 4 vorgesehenen Instandhaltungsrückstellung.  &lpar;2&rpar; Die Wohnungseigentümer sind verpflichtet, nach Abruf durch den Verwalter   dem beschlossenen Wirtschaftsplan entsprechende Vorschüsse zu leisten  .  &lpar;3&rpar; Der Verwalter hat nach Ablauf des Kalenderjahrs eine Abrechnung aufzustellen.  &lpar;4&rpar; Die Wohnungseigentümer können durch Mehrheitsbeschluß jederzeit von dem Verwalter Rechnungslegung verlangen.  &lpar;5&rpar; Über den Wirtschaftsplan, die Abrechnung und die Rechnungslegung des Verwalters beschließen die Wohnungseigentümer durch Stimmenmehrheit.  Übersetzt heißt das: Kalenderjahr geht vom 01.01. bis 31.12. und der Verwalter kann zum 01.01. Vorschüsse abrufen und die Eigentümer sind zur Zahlung verpflichtet. Stehen anderslautende Vereinbarungen in der Teilungserklärung, haben jedoch diese Vorrang.    quote:Bei Rücklagen haben wir schon angefangen, allerdings weiß ich nicht wie viel soll man für ein Haus sammeln? Unser Haus wurde vor dem Kauf buchstäblich von Kopf bis Fuß saniert, also in den nächsten Jahren werden kaum Reparaturen nötig. Zurzeit sammeln wir ein Tausend pro Jahr.  Recherchiere mal nach folgenden Begriffen: Berechnung Instandhaltungsrücklage nach &#167; 28 Abs. 2 II. Berechnungsverordnung, ... nach Peter'sche Formel, ... nach Stein, ... nach Hauff/Homann.    Oder mach mir folgende Angaben:  Bezugsfertigkeit &lpar;Erstbezug&rpar;  Baukosten &lpar;Bauerstellung &plus; Sanierung&rpar;  Kaufpreis pro m&#178;  Wohnfläche &lpar;gesamt&rpar;  Anzahl Garagen/TG-Stellplätze  Wärmelieferung über Contracting? ja/nein  Aufzug vorhanden? ja/nein      ----------------- " "

Ludmila75 · Answer

Baujahr 1900
2006-2007 kommplett Sanierung (Versicherung hat das Haus als "wie neu" bewertet.) Dynamische Neuwertsumme 2006 - 705.000
Kaufpreis pro m2 (meine Wohnung) ca 1344,00
Wohnfläche gesamt 478,45 m2
Keine Garagen, keine Stellplätze
Keine Wärmelieferung (Zentralheizung mit Gas)
Kein Aufzug

Sicher wäre auch Teilungserklärung mal zu sehen von Vorteil, aber jede von neuen Eigentümer hatte nur den Blat, der zu seine Wohnung gehört. (War bei Kaufvertrag). Und Rest gibt Voreigentümer nicht aus.

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Thorsten D. · Answer

die teilungserklärung ist beim für den wohnort zuständigen grundbuchamt hinterlegt, unterlagen und pläne zum bau, bzw. der sanierung findet man beim bauordnungsamt

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"Wer nicht bereit ist für sein Recht als Eigentümer einzutreten , sollte besser zur Miete wohnen"

R.M. · Answer

@Ludmilla:
unter Zugrundelegung Deiner Angaben wäre folgende Rücklagenzuführung empfehlenswert:

Nach II. BV bei Baujahr 1900: 5.540 € p.a.
wenn man die Sanierung 2006 faktisch als Neubau ansieht: 3.210 € p.a.

jeweils unterstellt, dass Neuwertsumme der Vers. = Baukosten (705.000 €):
nach Peter'sche Formel: 8.620 € p.a.
nach Stein: 5.650 € p.a.

jeweils unterstellt, dass Summe Kaufpreis = Baukosten (642.432 €):
nach Peter'sche Formel: 7.850 € p.a.
nach Stein: 5.120 € p.a.

nach Hauff/Homann: 3.210 € p.a.
(nach Kaufpreisen)

So, jetzt hast Du genügend Zahlen als Anhaltspunkt. Die meisten Gemeinschaften beschließen jedoch Rücklagenzuführungen deutlich unter den empfohlenen Werten (Argument: ist doch alles neu, in den nächsten Jahren werden wir bestimmt keine Reparaturen haben).

Meine persöliche Einschätzung: 1.000 € p.a. sind schon ok. 2.000 € wären besser, empfehlen würde ich 3.000 - 5.000 € p.a.

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