Wer übernimmt die Kosten, die im Zusammenhang mit einem Vorstellungsgespräch anfallen?

Ratgeber - Arbeitsrecht Mehr zum Thema: Arbeitsrecht, Vorstellungsgespräch, Fahrtkosten, Anreise, Bewerbungsgespräch, Hotelkosten, Verpflegung

Der Ratgeber beschäftigt sich mit der Frage, welche Kosten der Bewerber gegenüber dem Arbeitgeber geltend machen kann, die im Zusammenhang für ein Bewerbungsgespräch anfallen.

Grundsätzlich ist der Arbeitgeber zur Übernahme der Fahrtkosten verpflichtet

Dieser Anspruch ergibt sich aus § 670 BGB. Danach sind dem Bewerber alle notwendigen Ausgaben zu ersetzen, die er aufgrund seines Vorstellungsgesprächs aufwenden musste. Dabei kommt es auch nicht darauf an, ob der Bewerber am Ende genommen wird oder nicht.

Der Bewerber muss die günstigste Anreise wählen

Die Fahrtkosten zu einem Vorstellungsgespräch werden nur in einem angemessenen Umfang erstattet. Der Bewerber ist grundsätzlich gehalten, die günstigste Anreise zu wählen und weitere Kosten für das Bewerbungsgespräch zu vermeiden.

Pkw-Fahrtkosten sowie Bahnfahrten erstattungsfähig

Die Fahrtkosten mit dem privaten Pkw zum Vorstellungsgespräch sind erstattungsfähig. Diese werden mit einer Kilometerpauschale von 30 Cent pro Fahrkilometer erstattet.
Bei Bahnfahrten werden grundsätzlich die Hin- und Rückfahrt mit der Bahn 2. Klasse erstattet.

Taxikosten nur im Ausnahmefall erstattungsfähig

Taxikosten sind nur zu ersetzen, wenn das Vorstellungsgespräch ohne Taxi lediglich mit einem unverhältnismäßig hohen Zeit- oder Kostenaufwand zu erreichen gewesen wäre.

Flugkosten nur nach Rücksprache mit Arbeitgeber erstattungsfähig

Flugkosten müssen nur ersetzt werden, wenn das den Bewerbern ausdrücklich zugesagt wurde.

Hotel- und Verpflegungskosten auch erstattungsfähig

Sofern im Zusammenhang mit dem Bewerbungsgespräch auch erforderliche Hotel- und Verpflegungskosten anfallen, sind diese grundsätzlich auch von dem Arbeitgeber zu ersetzen. Die Übernachtungskosten sind in diesem Zusammenhang allerdings nur dann zu ersetzen, wenn dem Bewerber aufgrund des langen Reiseweges oder der schlechten Verkehrsverbindung die Hin- und Rückreise am gleichen Tag nicht zumutbar gewesen war. Die Kosten für eine Übernachtung in einem 5-Sterne Hotel fallen nicht darunter. Gleichzeitig ist der Bewerber nicht verpflichtet, in einer „Absteige" zu übernachten. Dem Bewerber ist zu raten, sich vorher 5-10 Angebote bei verschiedenen Hotels einzuholen und davon das günstigste (aber keine „Absteige") zu wählen, um seiner Kostenminderungspflicht gegenüber dem Arbeitsgeber nachzukommen. Um weitere Kosten zu vermeiden (insbesondere Taxikosten), sollte das Hotel auch in der Nähe des Ortes sein, wo das Vorstellungsgespräch stattfindet.

Es versteht sich von selber, dass Verpflegungskosten in einem 5-Sterne Restaurant auch nicht vom Arbeitgeber übernommen werden. Die Kostenhöhe für Verpflegungskosten bestimmt sich entweder nach den steuerlich anerkannten Sätzen oder nach den durch Quittungen belegten notwendigen Aufwendungen.

Arbeitgeber kann grundsätzlich vorschreiben, für die Fahrt zum Vorstellungsgespräch öffentliche Verkehrsmittel zu nutzen

Eine Beschränkung auf niedrigere Kosten durch Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel ist nur bei vorherigem Hinweis durch den Arbeitgeber möglich.

Verdienstausfall ist nicht erstattungsfähig

Der Verdienstausfall oder der dafür in Anspruch genommene Urlaubstag ist nicht erstattungsfähig. Sofern der Bewerber noch bei einem anderen Arbeitgeber beschäftigt ist, kann er unter Umständen von diesem bezahlte Freizeit zur Stellensuche verlangen.

Bewerbungskosten sind auch nicht erstattungsfähig

Die Kosten für Bewerbungsunterlagen wie Bewerbungsmappe, Kopien der Arbeitszeugnisse, Bilder und Porti sind auch nicht erstattungsfähig. Der Arbeitgeber ist aber gehalten, die Bewerbungsunterlagen aufzubewahren und diese auf Kosten des Bewerbers zurückzusenden.

Keine Übernahme der Kosten bei unaufgefordertem Erscheinen

Keinen Anspruch auf Erstattung der Vorstellungskosten haben Bewerber, die unaufgefordert und ohne vorherige Kontaktaufnahme mit dem potentiellen Arbeitgeber zu einem Gespräch erscheinen.

Arbeitgeber kann die Übernahme der Kosten in der Stellenanzeige, in dem Einladungsschreiben oder im Telefonat ausschließen

Um sich davor zu schützen, kann der Arbeitgeber die Kosten in der Stellenanzeige in dem Einladungsschreiben oder im Telefonat ausschließen. Allerdings kann der Arbeitgeber die Erstattung nicht ablehnen, sofern sich der Bewerber bereits beim Arbeitgeber befindet und Letzterer ihn erstmals über die Nichtübernahme aufklärt.

Geltendmachung der Kosten auf schriftlichem Weg

Sofern der Arbeitgeber die Übernahme der Kosten nicht ausgeschlossen haben sollte, sollte der Bewerber seine Erstattungsansprüche noch nicht beim Vorstellungsgespräch geltend machen, sondern damit warten, bis der Arbeitgeber für die Stellenbesetzung eine Entscheidung getroffen hat. Sollte die Auswahl dabei nicht auf den Bewerber gefallen sein, sollte er sodann sich schriftlich an den Arbeitgeber wenden und ihn auffordern, seine Kosten, die im Zusammenhang für das Vorstellungsgespräch angefallen sind, zu ersetzen. Selbstverständlich kann der Bewerber die Kosten auch ersetzt verlangen, wenn der Arbeitgeber ihn eingestellt hat. Diese Handlungsweise kann aber dazu führen, dass das Arbeitsklima zwischen dem Arbeitnehmer und Arbeitgeber erste Risse annimmt. Zwar räumt das Gesetz dem Bewerber diesen Anspruch ein, ob es aber ratsam ist, ist eine andere Frage.

Übernahme der Kosten durch Arbeitsagentur möglich

Falls der Arbeitgeber die Übernahme der Kosten ausschließen sollte, kann der Bewerber bei der Agentur für Arbeit einen Antrag auf Übernahme der Fahrtkosten stellen. Hierfür ist der Arbeitsagentur das Einladungsschreiben vorzulegen. Voraussetzung ist allerdings, dass der Bewerber dort arbeitssuchend gemeldet ist und die Kostenübernahme vor dem Gesprächstermin beantragt.

Kosten der Fahrt zum Vorstellungsgespräch als Werbungskosten absetzen

Wenn weder die Arbeitsagentur noch der Arbeitgeber die Fahrtkosten nicht übernehmen sollten, kann der Bewerber diese Kosten zumindest steuerlich als Werbungskosten absetzen.

Fazit

Dem Bewerber ist zu raten, die für das Vorstellungsgespräch angefallenen Kosten noch nicht beim Vorstellungsgespräch zu erwähnen. Sollte der Bewerber die Kosten dennoch zur Sprache bringen, hat sich der Arbeitgeber eher eine negative Meinung über den Bewerber gebildet. Sofern das Vorstellungsgespräch in einer anderen Stadt ist, sollte der Bewerber die Kostenfrage mit dem Arbeitgeber klären. Auf jeden Fall räumt das Gesetz dem Bewerber diesen Anspruch ein. Allerdings kann der Arbeitgeber die Kosten, die im Zusammenhang mit dem Vorstellungsgespräch anfallen, ausschließen. In solch einem Fall springt dann die Arbeitsagentur ein, sofern die Voraussetzungen für die Kostenübernahme vorliegen.