Herausforderungen beim Datenschutz in kleinen und mittelständischen Unternehmen

18.12.2024 | Ratgeber - Datenschutzrecht Mehr zum Thema: Datenschutzrecht, Datenschutz, KMU, Datenschutz-Verstoß, DS-GVO, Unternehmen

Datenschutz ist nicht erst seit Inkrafttreten der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) ein zentrales Thema. Besonders kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) stehen vor großen Herausforderungen, wenn es um den Schutz personenbezogener Daten geht. Fehler in der Umsetzung der DS-GVO können nicht nur zu empfindlichen Bußgeldern und Schadensersatzforderungen führen, sondern auch das Vertrauen von Kund:innen und Partner:innen schädigen. Welches sind die typischen Datenschutzprobleme in KMU und wie kann eine juristische Beratung helfen, diese zu bewältigen?

Typische Datenschutzprobleme in KMU

1. Unklare Verantwortlichkeiten

In vielen kleinen und mittelständischen Unternehmen fehlt es an klar definierten Zuständigkeiten für Datenschutzfragen. Oftmals wird das Thema Datenschutz "nebenbei" von Mitarbeitenden betreut, die keine ausreichende Expertise in diesem Bereich haben. Dies kann zu Fehlentscheidungen oder Versäumnissen führen, die im Ernstfall teure Konsequenzen nach sich ziehen können.

2. Mangelndes Wissen über die DS-GVO

Die DS-GVO ist enorm umfangreich und komplex. Viele Unternehmen wissen nicht genau, welche Anforderungen sie konkret erfüllen müssen. Unklarheiten gibt es häufig bei Themen, wie der Erstellung eines Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten, der Durchführung von Datenschutz-Folgenabschätzungen oder der Aufbewahrungspflichten.

3. Fehlende technische und organisatorische Maßnahmen (TOM)

Ein zentraler Bestandteil der DS-GVO sind technische und organisatorische Maßnahmen, die den Schutz personenbezogener Daten gewährleisten sollen. Viele KMU haben jedoch keine geeigneten Systeme implementiert, um Daten vor Verlust, Missbrauch oder unbefugtem Zugriff zu schützen. Dazu gehören etwa die Verschlüsselung von Daten, sichere Passwortrichtlinien oder ausführliche Schulungen für Mitarbeitende.

4. Probleme mit der Einwilligung und Rechtsgrundlagen

Personenbezogene Daten dürfen nur unter bestimmten Voraussetzungen verarbeitet werden. Unternehmen müssen entweder eine gültige Einwilligung einholen oder sich auf eine andere Rechtsgrundlage stützen. Oft fehlt es an korrekt gestalteten Einwilligungserklärungen oder einem Verständnis darüber, wann eine Verarbeitung auch ohne Einwilligung zulässig ist.

5. Unsicherheiten beim Umgang mit Betroffenenrechten
Kund:innen haben das Recht auf Auskunft über ihre gespeicherten Daten, deren Löschung oder Berichtigung. Viele KMU sind jedoch nicht ausreichend auf Anfragen vorbereitet, die sich auf diese Rechte beziehen. Dies kann zu Verzögerungen oder fehlerhaften Antworten und so wiederum zu juristischen Konsequenzen, wie Schadensersatzklagen und Bußgeldern, führen.

Konsequenzen von Datenschutzverstößen

Datenschutzverstöße können gravierende Folgen haben. Neben hohen Bußgeldern, die laut DS-GVO bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % des weltweiten Jahresumsatzes betragen können, drohen auch Imageschäden. Kunden können das Vertrauen verlieren, und Wettbewerber können Datenschutzverstöße nutzen, um den eigenen Vorteil zu suchen. Zudem können Abmahnungen von Konkurrent:innen oder Datenschutzorganisationen zusätzlichen Druck erzeugen. Und auch mögliche Schadensersatzklagen von Betroffenen eines Datenschutzverstoßes können teuer werden.

Wie ein Anwalt helfen kann

Anwaltliche Hilfe, besonders durch eine Kanzlei, die sich gut im Datenschutzrecht auskennt, kann in vielen dieser Problemschwerpunkte von Vorteil sein.

1. Erstellung eines Datenschutzkonzepts
Anwält:innen können ein individuelles Datenschutzkonzept erstellen, das auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten ist. Dazu gehören unter anderem die Analyse der aktuellen Datenverarbeitung, die Identifikation von Schwachstellen und die Entwicklung von Maßnahmen, um die DS-GVO-Compliance sicherzustellen.

2. Rechtssichere Dokumentation
Die DS-GVO fordert eine umfassende Dokumentation, etwa ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten. Ein Anwalt stellt sicher, dass alle erforderlichen Dokumente rechtssicher und vollständig sind. Das schafft nicht nur Transparenz, sondern kann auch im Falle einer Prüfung durch die Aufsichtsbehörde entlastend wirken.

3. Beratung zu technischen und organisatorischen Maßnahmen
Ein Anwalt kann Unternehmen dabei unterstützen, die richtigen technischen und organisatorischen Maßnahmen zu implementieren. Dazu gehören etwa Empfehlungen zu IT-Sicherheitsstandards, der Einsatz von Datenschutzsoftware oder die Schulung von Mitarbeitenden.

4. Prüfung und Anpassung von Verträgen
Viele KMU schließen Verträge mit externen Dienstleistern ab, ohne die datenschutzrechtlichen Anforderungen zu berücksichtigen. Ein Anwalt hilft dabei, Auftragsverarbeitungsverträge zu prüfen und anzupassen, um Haftungsrisiken zu minimieren.

5. Unterstützung bei Betroffenenanfragen
Ein Anwalt kann Unternehmen dabei helfen, korrekt auf Auskunfts-, Löschungs- oder Berichtigungsanfragen von Betroffenen zu reagieren. Das sorgt für Rechtssicherheit und reduziert das Risiko von Beschwerden bei der Aufsichtsbehörde.

6. Repräsentation im Falle von Verstößen
Sollte es dennoch zu Datenschutzvorfällen kommen, können Anwälte Unternehmen vertreten, Bußgelder abwehren und rechtliche Schritte einleiten, um den Schaden zu begrenzen.

Fazit

Der Datenschutz ist für kleine und mittelständische Unternehmen eine große Herausforderung, die jedoch mit professioneller Unterstützung bewältigt werden kann. Ein erfahrener Anwalt sorgt nicht nur dafür, dass Unternehmen die DS-GVO korrekt umsetzen, sondern minimiert auch das Risiko von Bußgeldern und Imageschäden. Wer frühzeitig handelt, schafft eine solide Basis für rechtssicheres Handeln und baut Vertrauen bei Kund:innen und Partner:innen auf. Datenschutz ist nicht nur eine rechtliche Pflicht, sondern auch eine Chance, sich positiv von der Konkurrenz abzuheben. 

Auch wir bei advomare können Sie und Ihr Unternehmen bei allen datenschutzrechtlichen Fragen betreuen – mit wirksamen und effektiven Strategien - ob Verarbeitungsverzeichnis, AVV, TOM oder Folgenabschätzung. 

Wir haben bereits viele behördliche und gerichtliche Datenschutzverfahren begleitet und wissen daher, wie leicht teure Fehler passieren können. Wir helfen Ihnen schnell und rechtssicher auf eine Beschwerde oder einen Verstoß zu reagieren und so den Schaden zu begrenzen und vertreten Sie vor Behörden oder Gerichten.

Wir informieren Sie in einer kostenfreien Ersteinschätzung über alle gesetzlichen Vorgaben, wichtige Maßnahmen und Kosten.