Die Nebenkostenabrechnung der Mietwohnung

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Abrechnungszeitraum, Widerspruch, Fristen - welche Rechte stehen Mietern zu?

Die Nebenkostenabrechnung hat regelmäßig ein großes Streitpotential zwischen Mieter und Vermieter. Hohe Nachzahlungen, seltsame Positionen, nicht nachvollziehbare Erhöhungen. Welche Rechte haben Mieter, wenn es Anhaltspunkte für Fehler gibt und was müssen Mieter generell beachten? Rechtsanwalt Gerhard Raab erläutert im Interview mit 123recht.de die Nebenkostenabrechnung.

123recht.de: Herr Raab, Betriebskostenabrechnung und Nebenkostenabrechnung, ist das nicht dasselbe?

Gerhard Raab
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Rechtsanwalt Raab: Die Begriffe Betriebskostenabrechnung und Nebenkostenabrechnung werden meist synonym gebraucht. Im Regelfall werden damit jene Kosten angesprochen, die der Vermieter auf die Mieter umlegen kann.

Streng genommen sind die Begriffe allerdings zu unterscheiden. Allerdings ist eine solche Unterscheidung der Begriffe eher akademischer Natur.

So versteht man unter den Betriebskosten die laufenden Kosten, also die Kosten, die immer anfallen, wie zum Beispiel Stromverbrauch, Wasserverbrauch etc.

Nebenkosten hingegen umfassen auch weitere Kosten, wie zum Beispiel Reparaturen und den Austausch von Bestandteilen der Wohnung, wie eines Durchlauferhitzer.

Welche Betriebskosten umgelegt werden dürfen, richtet sich nach der Betriebskostenverordnung

123recht.de: Wie muss die Nebenkostenabrechnung des Mieters aussehen und welche Voraussetzungen muss diese erfüllen?

Rechtsanwalt Raab: Eine Betriebskostenabrechnung umfasst einen bestimmten Zeitraum, meist das Kalenderjahr. Aufzuführen sind die insgesamt angefallenen Kosten für sämtliche Wohneinheiten. Sodann muss aus der Betriebskostenabrechnung hervorgehen, wie diese Kosten auf den einzelnen Mieter umzulegen sind. Das ist der Verteilerschlüssel.

Welche Betriebskosten umzulegen sind, ist aus dem Mietvertrag zu ersehen.

Sind die auf den einzelnen Mieter entfallenden Betriebskosten abgerechnet, sind hiervon die Betriebskostenvorauszahlungen, die der Mieter geleistet hat, in Abzug zu bringen. Sodann ergibt sich entweder eine Nachzahlung zulasten des Mieters oder eine Erstattung zu Gunsten des Mieters.

Der Vermieter darf aber nicht alle Kosten nach Gutdünken als Betriebskosten auf den Mieter umlegen. Welche Betriebskosten umgelegt werden dürfen, ist im einzelnen in der Betriebskostenverordnung geregelt.

Spätestens 12 Monate nach dem Ende des Abrechnungszeitraum muss die Betriebskostenabrechnung vorliegen

123recht.de: Wann hat der Mieter Anspruch auf die Nebenkostenabrechnung?

Rechtsanwalt Raab: Grundsätzlich muss der Vermieter die Betriebskostenabrechnung spätestens 12 Monate nach dem Ende des Abrechnungszeitraums vorlegen.

Angenommen, es ist ein Zeitraum vom 1.1.2023 bis zum 31.12.2023 abzurechnen, dann muss die Betriebskostenabrechnung spätestens am 31.12.2024 vorliegen.

Das ist eine so genannte Ausschlussfrist. Ausschlussfrist heißt, wenn der Vermieter nicht innerhalb dieses Zeitraums die Abrechnung vorlegt, kann er keine Nachforderungen mehr stellen.

123recht.de: Was sind umlagefähige Nebenkosten und welche gibt es?

Rechtsanwalt Raab: Zu den umlagefähigen Kosten gehören:

  • die Grundsteuer
  • Kosten des Aufzugs
  • Wasserkosten
  • Abwassergebühr
  • Müllabfuhr
  • Straßenreinigung
  • Gebäudereinigung
  • Gartenpflege
  • Ungezieferbekämpfung
  • Allgemeinstrom
  • Sach-/Haftpflichtversicherung
  • Hausmeisterkosten
  • Schornsteinfeger

Auf Verlangen darf der Mieter Originalunterlagen einsehen

123recht.de: Darf der Mieter Rechnungen einsehen?

Rechtsanwalt Raab: Der Mieter hat grundsätzlich das Recht, die der Betriebskostenabrechnung zu Grunde liegenden Zahlen zu kontrollieren. D.h., in den Büroräumen oder in der Wohnung des Vermieters darf der Mieter die Originalunterlagen einsehen.

Anbieten muss der Vermieter die Einsichtnahme in die Unterlagen nicht. Nur wenn der Mieter die Einsichtnahme verlangt, muss der Vermieter die Einsicht in die Originalunterlagen auch gewähren.

Einen Anspruch auf Zusendung von Kopien der Abrechnungsbelege hat der Mieter indes in der Regel nicht.

Kosten für Reparaturen und Hausverwaltung sind keine Nebenkosten

123recht.de: Gibt es auch Nebenkosten, die nicht umlagefähig sind?

Rechtsanwalt Raab: Ja, solche Nebenkosten gibt es.

Hierzu gehören beispielsweise Kosten für Reparaturen, Kosten für die Hausverwaltung oder Kosten für die Instandhaltung. Diese Kosten trägt der Vermieter und er kann die Kosten auch nicht über den Mietvertrag auf die Mieter abwälzen.

Heizkosten richten sich nach der Heizkostenverordnung

123recht.de: Gibt es Besonderheiten bei Heizkosten?

Rechtsanwalt Raab: Die Heizkosten werden nach Wohnungsgröße umgelegt, also einerseits nach den Quadratmetern, und andererseits nach dem Verbrauch. So kann die Umlage zum Beispiel mit 50 % nach der Wohnfläche und mit 50 % nach dem Verbrauch abgerechnet werden. In bestimmten Fällen, die in der Heizkostenverordnung festgehalten sind, muss der Vermieter, ohne dass er hier eine Wahlmöglichkeit hat, zu 70 % nach Verbrauch und zu 30 % nach Wohnfläche abrechnen. Das ist mit Sicherheit auch die gerechtere und praxisnähere Abrechnungsweise.

Wenn anders abgerechnet worden ist und der Mieter eine Änderung auf 70 % Verbrauch verlangt, muss der Vermieter seine Abrechnung entsprechend anpassen.

123recht.de: Warum kann es sinnvoll sein, als Mieter einen Blick in den Mietvertrag zu werfen?

Rechtsanwalt Raab: Der Mietvertrag ist die Grundlage für das gesamte Mietverhältnis. Dort sind alle Punkte von der Miete bis zur Frage, ob die Tierhaltung erlaubt ist, etc. geregelt. Deshalb ist es schon sinnvoll, wenn sich der Mieter den Mietvertrag sehr genau ansieht.

Vorsicht bei zu niedrigen Betriebskostenvorauszahlungen

123recht.de: Welche Punkte sollten Mieter zwingend prüfen?

Rechtsanwalt Raab: Pauschal kann man darauf antworten, dass im Grunde jeder Punkt im Mietvertrag wichtig ist oder wichtig sein kann.

Beabsichtigt der Mieter zum Beispiel, einen Hund anzuschaffen, sollte er prüfen, was diesbezüglich im Mietvertrag festgehalten ist.

Grundsätzlich ist es natürlich wichtig zu wissen, wie sich die Gesamtmiete zusammensetzt. D.h., man sollte sich anschauen, welche Kaltmiete verlangt wird und welche Betriebskostenvorauszahlungen der Vermieter ansetzt.

Bei den Vorauszahlungen ist zu berücksichtigen, dass gern zu niedrige Betriebskostenvorauszahlungen in den Mietvertrag geschrieben werden, in der Absicht, die Gesamtmiete niedriger erscheinen zu lassen. Die Folge ist dann meist, dass eine erhebliche Nachzahlung fällig wird und die Vorauszahlungen angepasst werden.

Auch wird gern übersehen, welche Mieterhöhungsverlangen der Vermieter haben kann. So sollte man immer prüfen, ob es sich nicht um einen Staffelmietvertrag mit regelmäßig wiederkehrender Mieterhöhungen handelt. Auch eine Indexklausel, nach der der Mietzins an die Lebenshaltungskosten angepasst werden, ist eine solche Erhöhungsklausel, die man beachten sollte.

Sowohl ein Staffelmietvertrag als auch ein Indexvertrag ermöglichen dem Vermieter leicht eine Mieterhöhung durchzusetzen, was ohne solche Klausel weitaus schwieriger wäre.

Erhebliche Kostensteigerungen sollten geprüft werden

123recht.de: Was ist bei auffälligen Kostensteigerungen von bestimmten Positionen in der Nebenkostenabrechnung im Vergleich zum Vorjahr?

Rechtsanwalt Raab: Liegen bezüglich einzelner Punkte erhebliche Kostensteigerungen vor, sollte man diese Punkte prüfen.

Hier kommen beispielsweise Versicherungen in Betracht, aber auch Kosten für Hausmeister etc. Es empfiehlt sich, die Unterlagen, die der neuen höheren Betriebskostenabrechnung zu Grunde liegen, sorgfältig zu prüfen.

Der Vermieter ist auch gehalten, wirtschaftlich zu handeln.

123recht.de: Wer kann Mietern bei der Prüfung helfen?

Rechtsanwalt Raab: Helfen kann der Mieterverein oder auch ein Rechtsanwalt, der sich mit Mietrecht befasst. Ebenso kommen Verbraucherschutzvereine in Frage.

Bei Fehlern Widerspruch innerhalb von 12 Monaten

123recht.de: Was können Mieter machen, wenn die Nebenkostenabrechnung fehlerhaft sein könnte? Kann man widersprechen?

Rechtsanwalt Raab: Wenn eine Betriebskostenabrechnung fehlerhaft ist und mit einer Nachzahlung zulasten des Mieters endet, ist diese Nachzahlung nicht fällig. Der Mieter hat schließlich einen Anspruch auf eine korrekte Betriebskostenabrechnung.

Zu beachten ist, dass die korrekte Betriebskostenabrechnung spätestens ein Jahr nach dem Abrechnungszeitraum vorliegen muss. Erfolgt dann eine Korrektur, kann der Vermieter keine Nachzahlung mehr verlangen.

Wenn man feststellt, dass die Betriebskostenabrechnung inhaltlich Fehler aufweist, muss der Mieter der Betriebskostenabrechnung widersprechen.

Ist sich der Mieter nicht sicher, ob die Betriebskostenabrechnung korrekt ist, ist es zu empfehlen, weitere Vorauszahlungen unter Vorbehalt zu leisten. Damit hat der Mieter die Möglichkeit, Zuviel gezahlte Beträge gegebenenfalls zurückzufordern.

Bei Fehlern in der Betriebskostenabrechnung ist immer zu beachten, dass es hier eine Ausschlussfrist von 12 Monaten ab Zugang der Abrechnung gibt. Das heißt, innerhalb dieser Zeit muss der Mieter die (vermeintlichen) Mängel der Betriebskostenabrechnung rügen. Wird diese Frist versäumt, hat der Mieter keine Möglichkeit mehr, gegen eine inhaltlich fehlerhafte Abrechnung vorzugehen.

Diese Frist gilt jedoch nicht für formelle Fehler.

Zu beachten ist hierbei allerdings, dass inhaltliche und formelle Fehler oft nur schwer voneinander zu unterscheiden sind. Deshalb empfiehlt es sich, auf Nummer sicher zu gehen und sich an der Frist von 12 Monaten zu orientieren.

123recht.de: Was hat es mit der Betriebskostenvorauszahlung auf sich?

Rechtsanwalt Raab: Wie oben gesagt, besteht die Miete aus der Kaltmiete und aus den Betriebskosten. Das gilt jedenfalls in den meisten Fällen. Eine Warminklusivemiete ist selten.

Die Vorauszahlungen sind eine Zahlung auf die vermeintlich und vermutlich anfallenden Betriebskosten. Wie hoch die Betriebskosten tatsächlich sind, sieht man erst anhand der Betriebskostenabrechnung am Ende des Wirtschaftsjahrs.

123recht.de: Gibt es Besonderheiten, wenn im Mietshaus auch Gewerbe vorhanden sind?

Rechtsanwalt Raab: Ich hier kann man allgemein sagen, dass die Betriebskosten für Wohneinheiten und Gewerbeeinheiten unter Umständen zu trennen sind, wenn zum Beispiel für die Gewerberäume höhere anteilige Kosten als für die Räume anfallen.

"Mieter können Betriebskosten von der Steuer absetzen"

123recht.de: Absetzbarkeit der Nebenkosten von der Steuer

Rechtsanwalt Raab: Mieter können Betriebskosten von der Steuer absetzen.

Zu den absetzbaren Kosten gehören Kosten für die Gartenpflege, Wartungsarbeiten, die Reinigung des Treppenhauses auch Kosten für den Schornsteinfeger.

Absetzen können Sie die Kosten mit 20 %, wobei Höchstgrenzen zu beachten sind.

123recht.de: Vielen Dank für das informative Gespräch.

Gerhard Raab
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