Veröffentlichungspflicht im elektronischen Bundesanzeiger

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Seit dem 01.01.2007 sind alle relevanten Daten der Rechnungslegung eines Unternehmens wie der Jahres- und der Konzernabschluss – in Deutschland an den elektronischen Bundesanzeiger zu übermitteln. Es sind nicht mehr die örtlichen Amtsgerichte zuständig, sondern zentral die Bundesanzeiger Verlagsgesellschaft mbH in Köln. Diese Pflicht geht auf das seit dem 01.01.2007 geltende „Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister" (EHUG) zurück.

Auf Grund dieses Gesetzes besteht für alle Gesellschaften mit einem Geschäftsjahresschluss 31.12.2006 oder später die Veröffentlichungspflicht auch für das zurückliegende Geschäftsjahr 2006.

Wer muss veröffentlichen?

Zu den publizitätspflichtigen Unternehmensformen zählen u.a. :

• AG
• GmbH (einschließlich Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt))
• Zweigniederlassungen bestimmter ausländischer Kapitalgesellschaften wie der Ltd.
• Personenhandelsgesellschaften ohne eine natürliche Person als persönlich haftenden Gesellschafter, z.B. Ltd. & Co. KG, UG (haftungsbeschränkt) & Co.
• KG, GmbH & Co. KG
• KGaA

Dies bedeutet, dass die englische Limited einer Veröffentlichungspflicht unterliegt. Zu veröffentlichen ist nach § 325 a HGB eben jener Abschluss, welcher auch beim Companies House in Cardiff eingereicht ist. Die Veröffentlichung in Deutschland kann daher mit dem englischsprachigen Dokument erfolgen. Dies kann sowohl ein Annual Account, als auch ein Dormant Company Account sein.

Die Limited & Co. KG veröffentlicht regelmäßig nur den deutschen Jahresabschluss der Personengesellschaft insgesamt. Eine gesonderte Veröffentlichung der Vollhafterin (Limited) ist regelmäßig nicht gefordert.

Innerhalb welcher Frist?

Unverzüglich nach Vorlage des Jahresabschlusses an die Gesellschafter, spätestens jedoch 12 Monate nach dem Abschluss des Wirtschaftsjahres, sind die Unterlagen einzureichen. Bei einem Geschäftsjahresende 31.12.2008 wären also spätestens zum 31.12.2009 die Daten zu übermitteln.

Zur Wahrung der Frist ist die Einreichung der Daten, also der Veröffentlichungsauftrag an die Bundesanzeigerverlagsgesellschaft maßgeblich. Wann die Veröffentlichung tatsächlich erfolgt, ist irrelevant.

Wird die Veröffentlichung überhaupt geprüft?

Vor dem Jahr 2007 erfolgte eine Überprüfung nur stichprobenartig, so dass Verstöße gegen die Veröffentlichungspflicht häufig sanktionslos blieben.

Dies hat sich nun mit der Einführung des EHUG zum 01.01.2007 völlig geändert. Der Betreiber des elektronischen Bundesanzeigers ist nun verpflichtet, die eingereichten Unterlagen auf Vollständigkeit und auch Pünktlichkeit zu überprüfen. Es findet ein Datenabgleich mit dem Bundsamt für Justiz statt, welches verspätete Einreichungen zu verfolgen hat.

Was passiert, wenn ich nicht veröffentliche?

Wenn Unterlagen nicht oder nicht vollständig innerhalb der gesetzlichen Frist von max. 12 Monaten nach Schluss des Geschäftsjahres beim elektronischen Bundesanzeiger eingereicht werden, wird das Bundesamt für Justiz in Bonn benachrichtigt. Dieses leitet dann – nach vorheriger kostenpflichtiger Androhung - von Amts wegen ein Ordnungsgeldverfahren ein. Wird dann nicht binnen sechs Wochen der Verstoß behoben, wird ein Ordnungsgeld von mindestens 2.500,00 € bis maximal 25.000,00 € festgesetzt.

Auf eine pünktliche und vollständige Veröffentlichung ist seitens der Geschäftsführung daher besonders viel Wert zu legen.

Angesichts der unterschiedlichen Preise des elektronischen Bundesanzeigers (Zeichenpreis divergiert je nach Datei-Format der Einreichung) und des recht komplizierten Prozedere kann der Versuch, die Unterlagen selbst einzureichen, schnell zur Zeit- und insbesondere Kostenfalle werden.

Aufgrund der Erfahrung ist auf das XML- Format beim Bundesanzeiger wert zu legen- es ist die kostengünstige Formatvariante, 35,00 EURO für eine kleine Kapitalgesellschaft.

Stand Juni 2009