Rund um die Betriebskostenabrechnung

Rechtslage zuletzt geprüft am: 20.1.2023 | Ratgeber - Mietrecht, Pachtrecht Mehr zum Thema: Mietrecht, Pachtrecht, Betriebskostenabrechnung, Betriebskosten

In diesen Zeiten ist es wieder soweit, die Betriebs- und Nebenkosten werden seitens des Vermieters geltend gemacht und haben sich wieder einmal erhöht. Dennoch kann eine fachkompetente Überprüfung der Nebenkostenabrechnung grundsätzlich nicht Schaden. Insofern sollten Sie bei der Betriebskostenabrechnung unbedingt auf nachfolgendes achten und bei Ungereimtheiten eine fachliche Prüfung in Erwägung ziehen:

Wichtigste Voraussetzung ist zunächst, dass gemäß § 556 BGB über die Betriebskostenabrechnung ordnungsgemäß abgerechnet worden ist.

Dass heißt, dass Ihnen die Abrechnung bis zum Ablauf des 12. Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums übersandt worden ist (§ 556 Abs. 3 S.2 BGB). Dies ist regelmäßig der 31.12. des Folgejahres. Eine verspätete Abrechnung brauchen Sie nicht mehr zu akzeptieren, denn § 556 Abs. 3 S. 3 BGB bestimmt, dass die Geltendmachung von Nachforderungen (Nachzahlungen) nach Ablauf dieser Frist ausgeschlossen ist. Ausgenommen von diesem Rechtsgrundsatz ist jedoch, dass der Vermieter die Verspätung nicht zu vertreten hat und ihm die für die Abrechnung relevanten Informationen nicht rechtzeitig zur Verfügung gestanden haben.

Ist die Nebenkostenabrechnung ordnungsgemäß zugegangen, müssen vorab die eigentlichen Formalien geprüft werden:

- Ist die Abrechnung übersichtlich? Die entstandenen Kosten müssen den 17 Nebenkostenarten detailliert zugeordnet sein. Eine einfache Auflistung ist nicht ausreichend.

Ein einfacher Schmierzettel mit ein paar Zahlen und Daten reicht als Betriebskostenabrechnung nicht aus. Die Textform ist zwingend vorgeschrieben, ebenso die Angaben, die enthalten sein müssen.

Die Abrechnung muss ungeachtet der mathematischen Formel für jedermann verständlich sein. Alle dargestellten Abrechnungspositionen und Daten müssen ohne Fachwissen nachvollzogen werden können, sowohl in der Berechnung als auch Ihrer Darstellung. Mangelt es bereits an der Übersichtlichkeit oder der Verständlichkeit, kann das schon ein Grund sein, die Abrechnung als unwirksam zu bezeichnen. Dies gilt auch, wenn Angaben fehlen.

- Wurden die im Mietvertrag eventuell vereinbarten Umlageschlüssel bzw. Verteilerschlüssel der Abrechnung zugrundegelegt und bei den einzelnen Kostenarten auch angewendet? Bei Eigentumswohnungen werden hier häufig Fehler gemacht, insbesondere hier dürfen Kosten der Wohnungsverwaltung nicht umgelegt werden.

Neben- bzw. Betriebskosten dürfen nur im Rahmen der Betriebskostenverordnung (BetrKV) umgelegt werden. Die Anlage 3 zu § 27 II. Berechnungsverordnung, die bisher den Betriebskosten-Katalog enthielt, wurde zum 1.1.2004 gestrichen und findet sich nun nahezu inhaltsgleich in der BetrKV wieder.

Nicht umgelegt werden dürfen z.B.:
• Anschaffungs- und Reparaturkosten der Wasserleitungen sind keine Nebenkosten.
• Die Beleuchtung einer Tiefgarage darf hingegen nur auf die Garagenmieter umgelegt werden.
• Achtung: Sind die Kosten für den Schornsteinfeger bereits in der Heizkostenabrechnung enthalten, dürfen sie in der Nebenkostenabrechnung nicht mehr auftauchen.
• Rechtsschutz-, Mietausfall- oder Reparaturkostenversicherungen des Vermieters dürfen nicht als Nebenkosten angesetzt werden.
• Kosten für Reparatur-, Renovierungs- oder Verwaltungsaufgaben des Hausmeisters (Wohnungsabnahmen, Zählerablesungen) sind keine umlegungsfähigen Betriebskosten.
• Sonstige Betriebskosten müssen ausdrücklich im Mietvertrag aufgeführt sein.

- Wurde im Mietvertrag eine Betriebskostenpauschale vereinbart? Wenn ja, sind mit den monatlichen Zahlungen alle Betriebskosten abgedeckt und sind die Vorauszahlungen vollständig berücksichtigt.

Darüber hinaus ist der Zeitraum zu nennen, für den die Abrechnung gilt: Er muss genau ein Jahr betragen. Das ist auch dann der Fall, wenn die Abrechnung z.B. des Wasserversorgers in einem anderen Abrechnungszeitraum als dem der Nebenkostenabrechnung erfolgt.

Jede umgelegte Betriebskostenposition muss einzeln in ihrer Gesamthöhe und einzeln für den Wohnraum aufgelistet werden. Welcher Schlüssel hier angesetzt wird, ist unterschiedlich. Möglich sind die Wohnfläche, die Zahl der Wohnungen oder der in der Wohnung lebenden Personen.
Sollte sich im Haus ein Gewerbebetrieb befinden, müssen diese Kosten deutlich von denen für Mietwohnungen getrennt werden und auch in der Abrechnung erkennend ausgesondert werden.

Dies sind die wichtigsten elementaren Bestandteile einer Betriebskostenabrechnung.

Sofern Sie bereits an dieser Stelle Unstimmigkeiten finden, sollten sie von Ihrem Widerspruchsrecht gebrauch machen und die Einsicht in die Abrechnungsunterlagen verlangen und ggf. einen Rechtsbeistand mit der Prüfung beauftragen.

Gemäß § 556 Abs. 3 S. 5 BGB ist der Widerspruch gegen die Abrechnung spätestens mit Ablauf des 12. Monats nach Zugang der Nebenkostenabrechnung geltend zu machen.

Nach dem Ihnen Einsicht in die Abrechnungsunterlagen gewährt worden ist, dazu ist der Vermieter verpflichtet (WM 91, 282; WM 93, 412; WM 96, 155), sollten Sie diese genauestens überprüfen und durchrechnen und dabei auf nachfolgendes achten:

- Sind die Nebenkostenabrechnungen auf den Namen des Vermieters ausgestellt? Achten Sie darauf! Belege die auf einen anderen Namen ausgestellt sind sollten Sie sich genau anschauen und im Zweifel beim Vermieter nachfragen.

- Mietobjekte müssen eigene Wirtschaftseinheiten bilden. Werden mehrere Häuser, die in keinem wirtschaftlichen Zusammenhang stehen, zusammengefasst, so kann die Abrechnung als fehlerhaft moniert werden.

Der Anspruch auf Betriebskostennachzahlung ist nicht fällig, solange der Vermieter nicht die verlangte vollständige Einsicht in die Originalbelege der Abrechnung gewährt hat. (WM 91, 598; WM 96,629) Das Recht des Mieters einer Eigentumswohnung auf Einsicht in die Berechnungsunterlagen der Betriebskostenabrechnung erstreckt sich auf die Jahresabrechnungen, die der Verwalter der Wohnanlage dem vermietenden Wohnungseigentümer ausgehändigt hat. (WM 96, 630)

Darüber hinaus sollten Sie erwägen einen fachkundigen Rechtsbeistand mit der Prüfung der abrechnungsrelevanten Unterlagen und Betriebskostenpositionen zu beauftragen. Eine derartige Prüfung erfolgt in der Regel zügig und verursacht auch keine erheblichen Kosten. Darüber hinaus können in den meisten Fällen bei einem begründeten Anspruch die Kosten der Beauftragung gegenüber dem Vermieter im Rahmen des Schadensersatzes gesondert geltend gemacht werden.

In einer Vielzahl der Fälle lohnt es sich, die Betriebskostenabrechnung zu überprüfen und anwaltliche Hilfe in Anspruch zu nehmen, da Mietervereine festgestellt haben, dass bis zu jede zweite Betriebskostenabrechnung fehlerhaft ist.