Streit um die Nebenkosten im Wohnraummietrecht: Wann ist eine Betriebskostenabrechnung formell unwirksam?

Rechtslage zuletzt geprüft am: 8.5.2023 | Ratgeber - Mietrecht, Pachtrecht Mehr zum Thema: Mietrecht, Pachtrecht, Betriebskostenabrechnung, Nebenkostenabrechnung, Abrechnungsfrist, Nachzahlung, Vorauszahlungen, Betriebskosten, Nebenkosten

Mieter, die jetzt noch eine Abrechnung für den Zeitraum 1.1.2014 - 31.12.2014 erhalten, müssen grundsätzlich keine Nachzahlung mehr leisten.

Ohne Umlagevereinbarung im Mietvertrag keine Abwälzung der Betriebskosten möglich

Zunächst einmal ist zu betonen, dass nicht in jedem Mietverhältnis eine jährliche Betriebskostenabrechnung zu erfolgen hat. Damit der Vermieter die Betriebskosten auf den Mieter abwälzen kann, ist im Mietvertrag eine entsprechende Umlagevereinbarung erforderlich. Fehlt eine solche, hat der Mieter nur die im Mietvertrag ausgewiesene Miete zu entrichten, nicht aber auch die Nebenkosten zusätzlich. Gemäß § 556 II BGB kann eine solche Umlagevereinbarung entweder eine Nebenkostenpauschale regeln oder vorsehen, dass auf die Betriebskosten monatliche Vorauszahlungen zu leisten sind. Wie das Wort Pauschale bereits ausdrückt, werden im erstgenannten Fall sämtliche Kosten durch die monatlichen Zahlungen vollständig abgegolten, ohne dass hierüber noch jährliche Abrechnungen zu erfolgen hätten. Nur wenn die mietvertragliche Umlagevereinbarung monatliche Vorauszahlungen vorsieht, ist der Vermieter zur Erstellung einer jährlichen Betriebskostenabrechnung berechtigt bzw. verpflichtet.

Nicht alle anfallenden Kosten dürfen auf die Mieter umgelegt werden

Des Weiteren ist der Vermieter auch im Falle einer wirksamen Umlagevereinbarung nicht berechtigt, dem Mieter sämtliche Kosten aufzuerlegen, die irgendwie mit der Wohnung im Zusammenhang stehen. Vielmehr kann der Vermieter vom Mieter nur solche Nebenkosten ersetzt verlangen, die in § 2 BetrKV geregelt sind. Häufig enthalten fehlerhafte Betriebskostenabrechungen jedoch auch weitergehende Positionen wie beispielsweise die Kosten einer Hausverwaltung oder Kosten für Instandhaltungen. Diese Kostenarten sind jedoch vom Vermieter selbst zu tragen und nicht vom Mieter. Auch Reparaturkosten haben in einer Nebenkostenabrechnung nichts zu suchen, sondern können vom Vermieter allenfalls in eng begrenztem Umfang geltend gemacht werden, wenn der Mietvertrag eine wirksame Kleinreparaturklausel enthält.

Nebenkostenabrechnung muss innerhalb eines Jahres nach Ende des Abrechnungszeitraums erteilt werden

Die wichtigste formelle Anforderung an eine Betriebskostenabrechung ergibt sich aus der gesetzlichen Abrechnungsfrist. § 556 III 2 BGB regelt, dass dem Mieter die Betriebskostenabrechung spätestens bis zum Ende des zwölften Monats nach Ende des Abrechungszeitraums, der maximal ein Jahr betragen darf, zugehen muss. Der einjährige Abrechungszeitraum entspricht häufig dem Kalenderjahr oder der Heizperiode, was allerdings nicht zwingend so sein muss. Die Abrechungsfrist bestimmt also, dass die Nebenkostenabrechnung innerhalb eines Jahres nach Ende des Abrechnungszeitraums erteilt werden muss. Wenn die Abrechungsperiode dem Kalenderjahr entspricht, müsste eine Betriebskostenabrechung für 2015 dem Mieter also bis spätestens zum 31.12.2016 zugehen. Für den Abrechungszeitraum von Januar bis Dezember 2014 endete die Abrechungsfrist hingegen am 31.12.2015. Nebenkostenabrechungen, die dem Mieter erst im Jahre 2016 zugehen, sind damit also verfristet.

Ein Versäumen der Abrechnungsfrist bewirkt gemäß § 556 III 3 BGB grundsätzlich, dass der Vermieter keine Nachzahlung mehr vom Mieter beanspruchen kann. Dies gilt nur dann nicht, wenn der Vermieter die verspätete Abrechnung nicht zu vertreten hat. Umgekehrt steht dem Mieter allerdings innerhalb einer dreijährigen Verjährungsfrist ein Anspruch auf Erteilung der Betriebskostenabrechnung zu. Diesen Anspruch sollte ein Mieter auch nach Ablauf der Abrechnungsfrist geltend machen, wenn er eine Rückzahlung von Nebenkosten für möglich hält.

Betriebskostenabrechnung muss für Laien Laien nachvollziehbar und überprüfbar sein

Zudem bestehen weitere formelle Anforderungen. Eine Betriebskostenabrechnung muss vor dem Hintergrund der höchstrichterlichen Rechtsprechung des BGH so verständlich abgefasst sein, dass sie auch für einen durchschnittlichen Mieter als juristischen Laien nachvollziehbar und prüffähig ist. Als Mindestinhalt muss eine Nebenkostenabrechnung deshalb folgende Angaben enthalten: Namen und Adressen der Vertragsparteien, Bezeichnung des Mietobjekts, Angabe des Abrechnungszeitraums, sowie die Angabe und Aufgliederung der einzelnen Kostenarten. Bezüglich jeder Kostenart hat die Nebenkostenabrechnung die auf das Objekt anfallenden Gesamtkosten auszuweisen und sodann unter Angabe und ggf. Erläuterung des im Mietvertrag geregelten Verteilerschlüssels den auf das konkrete Mietverhältnis entfallenden Nebenkostenanteil des Mieters zu berechnen. Letztlich müssen sämtliche vom Mieter im Abrechnungszeitraum geleisteten Vorauszahlungen und der Abrechnungssaldo angegeben werden.

Bei fehlenden Mindestangaben ist die Nebenkostenabrechnung unwirksam

Fehlen solche Mindestangaben in einer Betriebskostenabrechnung und ist diese deshalb für den Mieter nicht hinreichend nachvollziehbar, ist die Nebenkostenabrechnung bereits formell unwirksam. Diese formelle Unwirksamkeit bewirkt, dass eine wirksame Korrektur durch den Vermieter nur innerhalb der einjährigen Abrechnungsfrist vorgenommen werden kann. Erfolgt eine Korrektur erst später, kann der Vermieter keine Nachzahlung mehr vom Mieter verlangen. Ist eine Betriebskostenabrechung hingegen formell wirksam und enthält lediglich Fehler innerhalb des Rechenwerkes, ist sie materiell fehlerhaft. Solche Fehler können auch nach Ablauf der Abrechnungsfrist noch korrigiert werden.

Mieter muss Einwendungen innerhalb von 12 Monaten vorbringen

Allerdings hat auch der Mieter eine gesetzliche Frist zu beachten. In § 556 III 5, 6 BGB ist geregelt, dass der Mieter seine Einwendungen gegen eine Betriebskostenabrechnung dem Vermieter innerhalb von 12 Monaten nach Zugang der Abrechnung mitzuteilen hat. Nach Ablauf dieser Frist kann der Mieter Einwendungen nicht mehr geltend machen, es sei denn, der Mieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten. Da ein Fristablauf somit zu einem Einwendungsausschluss führt, sollte ein Mieter stets darauf achten, die Einwendungen gegen eine Betriebskostenabrechnung dem Vermieter in nachweisbarer Form mitzuteilen.

Im Ergebnis ist festzuhalten, dass die Rechtslage in Bezug auf mietrechtliche Betriebskostenabrechnungen in den Details äußerst kompliziert ist. Bestehen Zweifel an der Wirksamkeit einer konkreten Betriebskostenabrechung, sind sowohl Vermieter als auch Mieter gut beraten, möglichst frühzeitig kompetenten Rechtsrat einzuholen.