Die Betriebsprüfung steht an, worauf sollte man achten?
Mehr zum Thema: Steuerrecht, Prüfungsumfang, Mitwirkungspflichten, Steuern, Umsatz, BetriebsprüfungHintergrund einer Betriebsprüfung ist die Ermittlung und Beurteilung der steuerlichen Angaben, um die Richtigkeit der Besteuerung sicherzustellen.
Bei einer Prüfung sind für den Betriebsprüfer insbesondere die Informationen des Unternehmens interessant, die zu einer auffälligen Gewinnverschiebung geführt und so hohe Steuererstattungen oder aber auch Steuerausfälle zur Folge hatten.
Gründe für eine Betriebsprüfung
Anlass für eine Betriebsprüfung können stark schwankende Umsätze sein, ein starker plötzlicher Anstieg des Umsatzes, die Änderung der Rechtsform oder auch, insbesondere bei jungen Unternehmen, hohe Privatentnahmen.
Unabhängig von diesen Ansatzpunkten kann eine Betriebsprüfung jedoch grundsätzlich jeden Unternehmer treffen. Die Finanzbehörden sind nicht an bestimmte Vorgaben gebunden, wann und wo eine Betriebsprüfung durchgeführt wird.
Verhalten bei einer Betriebsprüfung
Zunächst sollte man in das Schreiben des Finanzamtes schauen, das eine Prüfung ankündigt. In dem Schreiben sind die Gründe der Betriebsprüfung, die zu prüfenden Sachverhalte sowie der Prüfungszeitraum enthalten.
Hinweise auf die grundsätzlichen Rechte und Pflichten des Steuerpflichtigen müssen ebenso aufgeführt sein.
Angegeben in der Prüfungsanordnung sind ebenso der Name des Betriebsprüfers als auch der voraussichtliche Beginn der Prüfung. Die bevorstehende Prüfung sollte ca. zwei Wochen vor Überprüfungsbeginn bekanntgegeben worden sein.
Wichtig ist zudem, dass bei Beginn der Prüfung der genaue Zeitpunkt festgehalten wird, da der Beginn der Betriebsprüfung die Festsetzungsfrist für die Steuern hemmt.
Mitwirkungspflichten
Sie sind als Steuerpflichtiger grundsätzlich verpflichtet, relevante Unterlagen vorzulegen und Auskunft zu erteilen. Zu Beginn der Prüfung sind Sie darauf hinzuweisen, dass Sie eine Auskunftsperson benennen können. Dies wird zumeist Ihr Steuerberater sein. Dadurch erlöschen jedoch weder Ihre Mitwirkungspflichten noch die Auskunftspflichten von Betriebsangehörigen.
Die Vorlage von Büchern, Geschäftspapieren und anderen Unterlagen, die nicht den Prüfungszeitraum betreffen, kann dann verlangt werden, wenn diese zur Feststellung eines Sachverhalts, der den Prüfungszeitraum betrifft, erforderlich ist.
Sollte Ihnen der Prüfungszeitraum gar nicht passen, können Sie aber mit einer entsprechenden Begründung einen Antrag auf Prüfungsverlegung bei dem Finanzamt stellen. Gründe können z.B. Erkrankung des Steuerpflichtigen, eines für Informationen maßgeblichen Betriebsangehörigen o.ä. sein.
Prüfungsumfang
Die Prüfung kann eine oder mehrere Steuerarten, einen oder mehrere Besteuerungszeiträume umfassen oder sich auch nur auf einen bestimmten Sachverhalt beschränken.
Geprüft werden Ihre Bücher (z.B. Kassenbuch), alle Belege (Rechnungen, Quittungen und Kontoauszüge), sowie weitere Korrespondenz. Bei den Kontoauszügen sollten Sie darauf achten, diese als PDF zur Verfügung zu stellen, da Sie so den Zugriff des Prüfers auf Ihr EDV System vermeiden. Bei der Korrespondenz können insbesondere Absprachen über Preisabsprachen und Rabatte bedeutend sein. Sie sollten daher grundsätzlich jegliche Korrespondenz in diesem Zusammenhang aufbewahren.
Tipps zur Vorbereitung
Das Wichtigste sind ordentlich aufbereitete Unterlagen. Nichts bringt einen Prüfer mehr auf, als wenn er sich alles zuerst zusammensuchen und ständig Mitarbeiter nach Unterlagen fragen muss. Bewahren Sie daher alle steuerrelevanten Unterlagen auf. Auch relevante elektronische Dateien müssen gesichert und zur Verfügung gestellt werden.
Schlussbesprechung und Prüfungsbericht
Am Ende erfolgt zumeist eine Schlussbesprechung mit dem Prüfer. Dieser wird Ihnen dabei regelmäßig seine grundsätzliche Einschätzung mitteilen. Die Prüfung wird durch einen Prüfbericht abgeschlossen. Die Prüfung wird dann entweder mit einer Steuerfestsetzung oder mit der Mitteilung über eine ergebnislose Prüfung abgeschlossen.
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