Die sichere Zustellung von Willenserklärungen

Ratgeber - Vertragsrecht Mehr zum Thema: Vertragsrecht, Willenserklärung, Zugang, Zustellung, Vertrag

Problem:

Wenn eine wichtige Willenserklärung (z.B. eine Kündigung, Mahnung, Anfechtung, Widerruf etc.) an einen Empfänger zugestellt werden soll, muss sich der Absender die Frage stellen, wie er im Zweifel den Zugang dieser Erklärung beweisen kann.

Ausgangspunkt dieser Problematik ist § 130 Abs. 1 BGB. Diese Norm regelt, dass eine Willenserklärung, die einem anderen gegenüber abzugeben ist, wenn sie in dessen Abwesenheit abgegeben wird, in dem Zeitpunkt wirksam wird, in dem sie dem Empfänger zugeht. Möchte ein Mieter daher seine Wohnung beim Vermieter kündigen, so wird die Kündigung erst in dem Zeitpunkt wirksam, in dem sie dem Vermieter auch tatsächlich zugeht.

Ausgehend von der allgemeinen Beweislastregel, dass in einem Zivilprozess jeder die ihm günstigen, anspruchsbegründenden Umstände zu beweisen hat, muss der Absender einer Willenserklärung den Zugang seiner Erklärung beim Empfänger in einem Gerichtsprozess beweisen (denn mit dem Zugang der Kündigung werden die für den Absender positiven (= anspruchsbegründenden) Rechtsfolgen ausgelöst). Dies hat zur Folge, dass in einem Zivilprozess der Zugang der Willenserklärung von dem Empfänger nur allzu gerne (auch wahrheitswidrig) bestritten wird, wenn der Erklärende den Zugang nicht oder nur unter deutlich erschwerten Voraussetzungen beweisen kann.

Lösung:

Grundsätzlich sind mehrere Zustellungsarten denkbar, von denen im Folgenden die wichtigsten und gebräuchlichsten Formen dargestellt werden sollen:

1. Einfacher Brief

   Das Schreiben wird in einen einfachen, frankierten Briefumschlag gesteckt und an den Empfänger abgesendet. Der Absender erhält weder einen Nachweis über die Ein- noch über die Auslieferung des Briefes.

   Die Rechtsprechung bürdet dem Absender eines einfachen Briefes seit jeher die Beweislast für den Zugang des Schreibens beim Empfänger auf. Es besteht insoweit nicht einmal ein Anscheinsbeweis (eine tatsächliche Vermutung, dass ein bestimmter Sachverhalt aufgrund bestimmter Voraussetzungen typischerweise zutreffend ist) für den Zugang eines formlos mit der Post übersandten Schreibens, da Postsendungen verloren gehen können und im Anschluss auch nicht wieder auftauchen (vgl. BVerfG NJW 1991, 2757). Ein Anscheinsbeweis würde andernfalls regelmäßig bereits dem Vollbeweis des Zugangs gleichgestellt, weil dem Empfänger der Beweis einer negativen Tatsache (nämlich die Tatsache, dass der Brief nicht zugegangen ist) nicht gelingen wird.

   Der Absender eines einfachen Briefes wird den Zugang beim Empfänger daher in der Regel nicht beweisen können.

2. Einwurfeinschreiben

   Die Post bietet seit ein paar Jahren die Möglichkeit des Einwurfeinschreibens an. Hierbei wird die Sendung bei Einlieferung in der Postfiliale mit einem aufgeklebten Label versehen, auf welches ein Identcode aufgedruckt ist. Der Identcode ermöglicht eine Sendungsverfolgung, da die Sendung bei allen Zwischenstationen, die der Brief durchläuft, gescannt und im System der Deutschen Post erfasst wird. Der Absender erhält bei Einlieferung der Sendung einen Einlieferungsschein, auf dem derselbe Identcode aufgedruckt ist wie auf dem aufgeklebten Sendungslabel. Dieser Einlieferungsschein soll dem Absender im Anschluss die Sendungsverfolgung ermöglichen, indem der darauf abgedruckte Identcode eine genaue Zuordnung der Sendung zu den im System der Deutschen Post gespeicherten Sendungsdaten herstellt.

   Der Postbote wirft das Einwurfeinschreiben beim Empfänger in den Briefkasten ein und vermerkt das Datum und die Uhrzeit der Zustellung auf einem separaten Auslieferungsschein, auf dem derselbe Identcode wie auf dem Einlieferungsschein aufgedruckt ist (damit die Sendungsverfolgung auch tatsächlich funktioniert). Dieser Auslieferungsschein wird im Anschluss an ein zentrales Postzentrum geschickt, dort eingescannt und dauerhaft auf einem Datenträger gespeichert. Das Original des Auslieferungsscheins wird nach diesem Vorgang vernichtet.

   Die wohl überwiegende Rechtsprechung hält auch bei Einwurfeinschreiben den Nachweis des Zugangs nicht für erbracht. Zum Teil wird argumentiert, dass das Einschreiben nur in den Briefkasten gesteckt werde, weshalb anders als beim Übergabeeinschreiben keine persönliche Aushändigung erfolge. Damit sei der Nachweis, dass das Schreiben auch dem richtigen Adressaten zugestellt wurde, nicht erbracht (vgl. OLG Koblenz, Beschluss vom 29.11.2005, Az. 11 WF 1013/04). Zum Teil scheitert der Zugangsnachweis aber auch daran, dass der Zusteller den Auslieferungsbeleg bereits vorab ausdruckt und das Schriftstück dann in die Briefkasten des Empfängers wirft (so lag der Sachverhalt jedenfalls bei folgender Gerichtsentscheidung: LG Potsdam, Urteil vom 27.07.2000, Az. 11 S 233/99, Fundstelle: NJW 2000, 3722). In diesem Fall treffe - so das erkennende Gericht - der Auslieferungsbeleg keine Aussage darüber, ob der Empfänger das Schreiben auch tatsächlich erhalten habe.

   Der Absender eines Einwurfeinschreibens dürfte daher ebenfalls erhebliche Schwierigkeiten haben, wird den Zugang beim Empfänger zu beweisen.

3. Übergabeeinschreiben

   Bei einem Übergabeeinschreiben wird - wie beim Einwurfeinschreiben - die Sendung mit einem Identcode-Label versehen und dem Absender ein Einlieferungsschein ausgehändigt.

   Das Einschreiben wird jedoch nicht einfach in den Briefkasten des Empfängers eingeworfen, sondern diesem - oder einem im Haushalt des Empfängers anwesenden Dritten - gegen Unterschrift ausgehändigt. Die Unterschrift erfolgt auf dem Auslieferungsschein. Dieser wird - wie bei einem Einwurfeinschreiben - in einem zentralen Postzentrum eingescannt und dauerhaft auf einem Datenträger gespeichert. Das Original des Auslieferungsscheins wird im Anschluss vernichtet. Werden der Empfänger oder ein empfangsbereiter Dritter nicht zuhause angetroffen, wirft der Postbote einen Benachrichtigungsschein in den Briefkasten des Empfängers, mit dem dieser aufgefordert wird, sich das Einschreiben binnen sieben Tagen nach Einwurf der Benachrichtigung auf der zuständigen Postfiliale abzuholen. Nach Ablauf dieser Lagerfrist wird das Einschreiben an den Absender zurückgesandt.

   Wer jetzt denkt, es müsse sich bei einem Übergabeeinschreiben um eine sichere Zustellungsart handeln, der wird schnell eines Besseren belehrt. Der Zugang kann nämlich nur dann problemlos nachgewiesen werden, wenn der Postbote den Empfänger oder eine andere Empfangsperson antrifft, und er das Einschreiben auch tatsächlich übergeben kann. Soweit der Empfänger zwar den Benachrichtigungsschein erhält, die auf der Post lagernde Sendung jedoch nicht abholt, stellt sich die Frage, ob dem Empfänger das Schreiben dennoch zugegangen ist.

   Nach Ansicht des BGH (vgl. BGH, Urteil vom 26.11.1997, Az. VIII ZR 22/97, Fundstelle: NJW 1998, 976) stellt die einfache Benachrichtigung von der Hinterlegung des Einschreibebriefes beim Postamt keinen wirksamen Zugang dar, weil die Erklärung noch nicht in den Machtbereich des Empfängers geraten ist. Der Absender kann deshalb nach den Grundsätzen von Treu und Glauben (§ 242 BGB) aus seiner nicht zugegangenen Willenserklärung ihm günstige Rechtsfolgen nur dann ableiten, wenn er im Anschluss an die Rücksendung des Einschreibens alles Erforderliche und ihm Zumutbare tut, damit seine Erklärung den Adressaten doch noch erreichen kann. Der Absender muss also nach Kenntnis von dem nicht erfolgten Zugang unverzüglich einen erneuten Versuch unternehmen, seine Erklärung derart in den Machtbereich des Empfängers zu bringen, dass diesem ohne Weiteres eine Kenntnisnahme ihres Inhalts möglich ist. In der Praxis bedeutet das, dass der Absender das Einschreiben erneut an den Empfänger absenden muss. Zum Zeitpunkt dieser erneuten Absendung können jedoch wichtige Fristen bereits abgelaufen sein. Ein wiederholter Zustellungsversuch des Erklärenden ist nach Ansicht des BGH allerdings dann nicht mehr sinnvoll und deshalb entbehrlich, wenn der Empfänger die Annahme einer an ihn gerichteten schriftlichen Mitteilung grundlos verweigert, obwohl er mit dem Eingang rechtserheblicher Mitteilungen seines Vertrags- oder Verhandlungspartners rechnen musste (z.B. weil dieser ihm die Zusendung eines entsprechenden Schreibens bereits vorher angekündigt hatte) oder der Adressat den Zugang der Erklärung arglistig vereitelt (z.B. durch Verkleben des Briefkastens oder bei Annahmeverweigerung).

   Auch ein Übergabeeinschreiben stellt insoweit kein sicheres Mittel dar, den Zugang einer Willenserklärung zu beweisen.

4. Einschreiben mit Rückschein

   Bei einem Einschreiben mit Rückschein wird das Schriftstück in einer Postfiliale eingeliefert und mit einer rosafarbenen Postkarte (Rückschein) versehen, die auf die Rückseite des Briefes geklebt wird. Auf dieser Postkarte trägt der Absender auf der Vorderseite den Empfänger nebst dessen Adresse und auf der Rückseite seine eigene Anschrift ein. Der Absender erhält auch hier einen Einlieferungsschein mit aufgedrucktem Identcode.

   Wird der Brief nunmehr dem Empfänger ausgehändigt, unterschreibt dieser den Rückschein auf dessen Vorderseite (dort, wo die Anschrift des Empfängers eingetragen ist), der Postbote trennt dann den Rückschein vom Brief und sendet diesen Rückschein an den Absender zurück (an die Adresse, die auf der Rückseite des Rückscheins eingetragen ist). Der Absender des Briefes erhält wenige Tage später diesen Rückschein. Auch bei dieser Variante des Einschreibens erhält der Empfänger einen Benachrichtigungsschein, falls er vom Postboten nicht angetroffen werden sollte.

   Das Einschreiben mit Rückschein unterliegt im Wesentlichen denselben rechtlichen Schwierigkeiten, die bereits beim Übergabeeinschreiben diskutiert wurden. Selbst wenn aber der Absender seinen Rückschein vom Empfänger unterschrieben zurück erhält, stellt sich die Frage, was hiermit eigentlich bewiesen ist. Letztendlich beweist der unterschriebene Rückschein doch nur, dass dem Empfänger "irgendetwas" auf dem Postwege zugegangen ist. Dass tatsächlich eine bestimmte Willenserklärung den Empfänger erreicht hat, kann mit dem Rückschein nicht bewiesen werden. Denn dieser lässt keinen unmittelbaren Rückschluss auf den Inhalt des Schreibens zu. Bestreitet der Empfänger daher in einem Prozess, dass in der Rückscheinsendung eine bestimmte Willenserklärung des Absenders enthalten war oder wendet gar ein, in dem Schreiben habe sich ein leeres Blatt Papier befunden, so wird der Absender nunmehr beweisen müssen, dass sich in dem Rückscheinschreiben tatsächlich der von ihm behauptete Inhalt befunden hat. Dieser Nachweis kann nur gelingen, wenn der Absender einen Zeugen benennt, der zunächst Kenntnis vom Inhalt des Schriftstücks genommen hat, dann beim Eintüten des Schriftstücks dabei war (oder dieses selbst eingetütet hat) und die Sendung im Anschluss persönlich zur Post gebracht hat. Andererseits wird man dem Empfänger, der sich auf ein leeres Blatt Papier in der Sendung beruft, prozessual aufgeben müssen, diese Behauptung substantiiert vorzutragen und das Blatt als Beweisstück vorzulegen.

   Auch das Einschreiben mit Rückschein begegnet damit in der Praxis einigen Schwierigkeiten, die sich im Wesentlichen mit denen des Übergabeeinschreibens decken.

5. Zustellung durch Boten

   Bei der Zustellung durch Boten wählt der Absender eine vertrauliche dritte Person aus, der er zunächst das Schriftstück zur Durchsicht vorlegt und sie bittet, dieses Schriftstück im Anschluss in einen Briefumschlag zu tüten und dem Empfänger der Sendung persönlich zu übergeben oder in dessen Briefkasten einzuwerfen.

   Die Zustellung durch Boten erscheint durchaus als sichere Möglichkeit, den Zugang einer Willenserklärung zu beweisen. Gleichwohl können auch hier erhebliche Beweisprobleme entstehen. Der Bote wird in einer Gerichtsverhandlung regelmäßig als Zeuge vernommen werden müssen. Zeugenaussagen sind aber per se mit einer gewissen Unsicherheit behaftet. Nach längerer Zeit erinnert sich der Bote vielleicht nicht mehr genau an den Zustellungsvorgang oder an den Inhalt des Schriftstücks oder er verstrickt sich in unbeabsichtigte Widersprüche. Gerade wenn es auf den genauen Wortlaut einer Erklärung ankommt, wird der Beweiswert einer Zeugenvernehmung mehrere Jahre nach der Zustellung gegen Null sinken können. Es besteht jedoch auch die Gefahr, dass der Bote zu einer Aussage nicht mehr bereit ist (weil er sich mit dem Absender der Willenserklärung nicht mehr versteht) und sich dann vor Gericht "nicht mehr genau erinnern" zu können vorgibt. Oder der tragischere Fall: der Bote stirbt vor dem Prozess und kann als Zeuge gar nicht mehr vernommen werden. Diesen Unwägbarkeiten kann der Absender zumindest insoweit entgegenwirken, als dass er von dem zuzustellenden Schriftstück eine Kopie anfertigt und den Boten diese Kopie mit dem Vermerk "zugestellt am …" unterschreiben lässt. Dann kann diese Kopie als privatschriftliche Urkunde in den Prozess eingeführt werden (vgl. §§ 416, 440 ZPO).

6. Zustellung durch Telefax

   Bei der Telefaxübertragung werden Dokumente zwischen zwei Faxgeräten (oder entsprechenden Endkomponenten wie z.B. PC, Faxserver, Modem etc.) entweder analog oder digital über das Telefonnetz übertragen. Das Empfangsgerät erzeugt beim Empfang eine originalgetreue Kopie der übertragenen Vorlage.

   Die Rechtsprechung zum Nachweis einen Schreibens per Telefax ist vielfältig. Nach dem bisherigen Stand der überwiegenden Rechtsprechung ist der Zugang einer Telefaxmitteilung im Streitfall jedoch ebenfalls nur schwer zu beweisen.

   Nach Ansicht des KG Berlin ist durch den Sendebericht nur nachgewiesen, dass von Anfang bis Ende der Datenübertragung eine Verbindung bestanden hat, nicht jedoch, welche Daten übertragen wurden (vgl. KG Berlin, Urteil vom 22.09.2003, Az. 8 U 176/02). Die Vorlage eines Sendeberichts reiche damit zum Zugangsnachweis ebenso wenig aus, wie eine Zeugenaussage bezüglich der Absendung des Fax. Der Zugang setze nämlich voraus, dass das Schriftstück von dem Empfangsgerät des Empfängers vollständig ausgedruckt wurde. Dieser Nachweis könne allein mit dem auf dem Sendeprotokoll enthaltenen „OK-Vermerk" nicht erbracht werden. Auch die infolge des technischen Fortschritts zunehmende Verlässlichkeit der Geräte lässt nach Auffassung des Kammergerichts Berlin eine zwingende Vermutung nicht zu, wonach ein abgesendetes Fax auch tatsächlich beim Empfänger eingegangen ist. Ähnlich hat das LG Hamburg (vgl. LG Hamburg, Urteil vom 22.10.1999, Az. : 317 S 23/99) entschieden. Der in diesem Verfahren eingeschaltete Gutachter hatte ausgeführt, dass sich dem Sendebericht Verlässlichkeit nur hinsichtlich der Bestätigung des elektronischen Datenflusses attestieren ließe, nicht aber auch hinsichtlich der Funktionsfähigkeit des Empfangsgeräts im Übrigen und der Faktoren, durch die dort die Erstellung der Fernkopie als Ausdruck auf Papier vereitelt werden könnte.

   Nach einer Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts (vgl. BAG, Urteil vom 14.08.2002, Az. 5 AZR 169/01) gibt es keinen allgemeinen Erfahrungssatz dafür, dass Telefaxsendungen den Empfänger vollständig und richtig erreichen. Einem Sendebericht mit "OK-Vermerk" kommt nicht der Wert eines Anscheinsbeweises zu.

   Der BGH hat gleich mehrfach die Ansicht vertreten, dass das Vorliegen eines "OK"-Vermerks im Sendebericht dem Absender keine Gewissheit für den Zugang der Sendung gebe, da dieser nur das Zustandekommen der Verbindung, nicht den ordnungsgemäßen Ausdruck beim Empfänger belege (vgl. BGH, Beschluss vom 23.10.1995, Az. II ZB 6/95; Urteil vom 07.12.1994, Az. VIII ZR 153/93). Der Sendebericht liefere trotz "OK"-Vermerks allenfalls ein Indiz für den Zugang der Daten beim Empfänger, könne aber keinen Anscheinsbeweis rechtfertigen, weil dieser nur bei typischen Geschehensabläufen gegeben sei, bei denen nach der Lebenserfahrung regelmäßig von einem bestimmten Ereignis (Datenabsendung) auf einen bestimmten Erfolg (Dateneingang beim Empfänger) geschlossen werden könne. Die im Schrifttum gelegentlich geäußerte Vermutung einer hohen Verbindungs- und Übertragungssicherheit der Telefaxtechnik rechtfertige einen solchen gesicherten Schluss nicht, weil die Möglichkeit bestehe, dass die Datenübertragung trotz "OK"-Vermerks im Sendebericht infolge von Leitungsstörungen missglückt sei.

   Angesichts der einen Zugangsnachweis überwiegend ablehnenden Rechtsprechung geht es da schon fast unter, dass das OLG München es wegen der sehr hohen Übertragungssicherheit als typischen Geschehensablauf angesehen hat, dass Daten eines Telefax, dessen Absendung feststeht und dessen Übertragung im Sendeprotokoll mit dem "OK"-Vermerk bestätigt ist, beim Empfänger auch angekommen sind (vgl. OLG München, Beschluss vom 08.10.98, Az. 15 W 2631/98). In Anbetracht der seit den vorstehend erwähnten Entscheidungen des BGH stattgefundenen, rasanten Entwicklung der Telekommunikation und ihrer Technik sehe es das OLG München infolge einer höheren Übertragungssicherheit als typischen Geschehensablauf an, dass die Daten eines Telefax, dessen Absendung feststünde und dessen Übertragung im Sendeprotokoll mit dem "OK"-Vermerk bestätigt sei, beim Empfänger auch angekommen seien. Außer dem Bestehen des Erfahrungssatzes liege für die Annahme eines Anscheinsbeweises auch die zweite Voraussetzung vor, nämlich die Möglichkeit des Prozessgegners und die Zumutbarkeit für diesen, einen abweichenden Geschehensablauf als ernsthaft möglich darzulegen und zu beweisen, indem er die eigenen Empfangsaufzeichnungen vorlege, aus denen sich Übertragungsfehler ersehen ließen.

   Zusammenfassend lässt sich trotz der gegenläufigen Entscheidung des OLG München nur feststellen, dass die überwiegende Rechtsprechung den Nachweis des Zugangs eines Faxes durch Vorlage des Sendeberichts mit dem "OK"-Vermerk nicht zulässt. Daher kann auch bei einer Versendung per Fax der Nachweis des Zugangs einer Willenserklärung beim Empfänger kaum geführt werden.

7. Zustellung durch (Post-) Zustellungsurkunde

   Die Zustellung durch Postzustellungsurkunde dürfte wohl die unbekannteste aller Zustellungsarten sein. Dies hängt wohl damit zusammen, dass diese Zustellungsart zunächst einmal ausschließlich Behörden, Gerichten und Gerichtsvollziehern vorbehalten ist, jedoch über § 132 BGB auch Privatpersonen zugänglich gemacht wird. Bei dieser Zustellungsart übersendet der Absender das zuzustellende Schriftstück an den Gerichtsvollzieher mit der Aufforderung, das Schriftstück nach den §§ 132 BGB, 192ff. ZPO an den Empfänger zuzustellen.

   Der Gerichtsvollzieher fertigt bei Erhalt der Sendung eine beglaubigte Kopie des Schriftstücks an und tütet diese Kopie in einen eigenen Briefumschlag ein. Das Original verbindet der Gerichtsvollzieher dauerhaft mit einer Zustellungsurkunde. Bei der Zustellung selbst übergibt der Gerichtsvollzieher nunmehr den Briefumschlag mit der beglaubigten Kopie dem Empfänger persönlich (oder wirft das Schriftstück in den Briefkasten des Empfängers ein). Im Anschluss trägt der Gerichtsvollzieher auf der mit dem Original verbundenen Zustellungsurkunde u.a. das genaue Datum, Uhrzeit und Ort der Zustellung sowie die Person des Empfängers ein und übersendet die Zustellungsurkunde nebst verbundenem Original nunmehr zurück an den Absender. Mit diesem Verfahren kann der Gerichtsvollzieher jedoch auch die Deutsche Post beauftragen (vgl. §§ 193f. ZPO, 19, 21 GVGA), welche dann die Zustellung entsprechend vornimmt.

   Die Zustellung einer Willenserklärung im vorstehend beschriebenen Verfahren darf als absolut sicher und zuverlässig geltend. Selbst bei fehlender Empfangseinrichtung kann der Gerichtsvollzieher das Schreiben im Wege der Ersatzzustellung (vgl. § 180 ZPO) wirksam zustellen. Die für den Absender ausgefertigte Zustellungsurkunde (vgl. §§ 190ff. ZPO) ist im Prozess als öffentliche Urkunde (vgl. § 418 ZPO) zu behandeln und erbringt den Beweis ihrer Echtheit und inhaltlichen Richtigkeit. Zugleich kann man den Inhalt der Erklärung beweisen, da eine Kopie des zuzustellenden Schreibens mit der Zustellungsurkunde fest verbunden ist.

Fazit:

Unter Berücksichtigung der ausgewerteten Rechtsprechung gibt es derzeit lediglich eine absolut sichere Zustellungsart: die Zustellung durch (Post-) Zustellungsurkunde über den Gerichtsvollzieher.

Alle anderen Zustellungsarten weisen zum Teil erhebliche Beweisrisiken bezüglich des Zugangs auf (einfacher Brief, Einwurfeinschreiben, Telefax), haben lediglich eingeschränkte Beweiskraft bezüglich des Inhalts der Sendung (Übergabeeinschreiben, Einschreiben mit Rückschein) oder sind nicht dauerhaft zum Beweis des Zugangs der Willenserklärung geeignet (Bote).

Es ist daher dringend zu empfehlen, rechtlich wichtige Willenserklärungen nach § 132 BGB über den Gerichtsvollzieher zustellen zu lassen. Diese Methode ist die einzige Möglichkeit, den Zugang einer Willenserklärung beim Empfänger sicher, zuverlässig und dauerhaft beweisen zu können.