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Nebenkostenabrechnung

Rechtsberatung und Informationen zu Nebenkostenabrechnung und Miet und Pachtrecht.

Die Erstellung der Nebenkostenabrechnung ist eine der Hauptpflichten des Vermieters, um die tatsächlich angefallenen Betriebskosten für die vermietete Wohnung oder das Haus zu erfassen. Vorauszahlungen von Betriebskosten müssen jährlich abgerechnet werden. Jedes Jahr ist daher besonders die Nebenkostenabrechnung des Vermieters einer der großen Streitpunkte zwischen Mieter und Vermieter.
Egal, ob es um Nachzahlungen, Abgabefristen oder aber Fehler in der Abrechnung geht. Die Fragen dazu sind vielfältig.

Das sagt das Gesetz

BGB

§ 556 Vereinbarungen über Betriebskosten

...
(3) Über die Vorauszahlungen für Betriebskosten ist jährlich abzurechnen; dabei ist der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit zu beachten. Die Abrechnung ist dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen. Nach Ablauf dieser Frist ist die Geltendmachung einer Nachforderung durch den Vermieter ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten. Der Vermieter ist zu Teilabrechnungen nicht verpflichtet. Einwendungen gegen die Abrechnung hat der Mieter dem Vermieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung mitzuteilen. Nach Ablauf dieser Frist kann der Mieter Einwendungen nicht mehr geltend machen, es sei denn, der Mieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten.

(4) Eine zum Nachteil des Mieters von Absatz 1, Absatz 2 Satz 2 oder Absatz 3 abweichende Vereinbarung ist unwirksam.

Häufige Fragen & Antworten

Was ist die Nebenkostenabrechnung?

Die Erstellung der jährlichen Nebenkostenabrechnung gehört mit zu den Verpflichtungen des Vermieters, sofern der Mieter ihm eine monatliche Abschlagszahlung für die entstehenden Nebenkosten zahlt.

Welche Anforderungen werden an eine Nebenkostenabrechnung gestellt?

Die Textform ist zwingend vorgeschrieben, ebenso die Angaben, die enthalten sein müssen.
Die Abrechnung muss ungeachtet der mathematischen Formel für jedermann verständlich sein. Alle dargestellten Abrechnungspositionen und Daten müssen ohne Fachwissen nachvollzogen werden können, sowohl in der Berechnung als auch Ihrer Darstellung. Mangelt es bereits an der Übersichtlichkeit oder der Verständlichkeit, kann das schon ein Grund sein, die Abrechnung als unwirksam zu bezeichnen. Dies gilt auch, wenn Angaben fehlen. (von Rechtsanwalt Sascha Lembcke)

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Welche Angaben muss die Nebenkostenabrechnung beinhalten?

Als Mindestinhalt muss eine Nebenkostenabrechnung folgende Angaben enthalten: Namen und Adressen der Vertragsparteien, Bezeichnung des Mietobjekts, Angabe des Abrechnungszeitraums, sowie die Angabe und Aufgliederung der einzelnen Kostenarten. Bezüglich jeder Kostenart hat die Nebenkostenabrechnung die auf das Objekt anfallenden Gesamtkosten auszuweisen und sodann unter Angabe und ggf. Erläuterung des im Mietvertrag geregelten Verteilerschlüssels den auf das konkrete Mietverhältnis entfallenden Nebenkostenanteil des Mieters zu berechnen. Letztlich müssen sämtliche vom Mieter im Abrechnungszeitraum geleisteten Vorauszahlungen und der Abrechnungssaldo angegeben werden. (von Rechtsanwalt Lars Liedtke)

Gibt es eine Frist für die Nebenkostenabrechnung?

Die wichtigste formelle Anforderung an eine Betriebskostenabrechung ergibt sich aus der gesetzlichen Abrechnungsfrist. § 556 III 2 BGB regelt, dass dem Mieter die Betriebskostenabrechung spätestens bis zum Ende des zwölften Monats nach Ende des Abrechungszeitraums, der maximal ein Jahr betragen darf, zugehen muss. (von Rechtsanwalt Lars Liedtke)

Gilt die Frist zur Abgabe der Nebenkostenabrechnung auch bei gewerblichen Mietverhältnissen?

Hierzu hat der Bundesgerichtshof Anfang dieses Jahres (BGH, Urteil vom 27.1.2010, Az: XII ZR 22/07 ) Stellung genommen und entschieden, dass im Gewerberaummietrecht diese Frist nicht gilt. Nach dem BGH ist zunächst auf den Mietvertrag abzustellen. Ist darin keine gesonderte Frist vereinbart, muss der Vermieter über die Vorauszahlungen innerhalb einer „angemessenen" Frist abrechnen, wobei jedoch § 556 BGB nach Ansicht des Gerichts nicht anzuwenden ist.

Aus dieser Entscheidung folgt, dass Vermieter von Gewerberäumen auch noch für länger zurückliegende Zeiträume Betriebskostenabrechnungen erstellen und von ihren Mietern auf dieser Grundlage sich daraus ergebende Nachzahlungsbeträge einfordern können.
(von Rechtsanwalt Thomas Joschko)

Was sind die Folgen einer verspäteten Nebenkostenabrechnung?

Ein Versäumen der Abrechnungsfrist bewirkt gemäß § 556 III 3 BGB grundsätzlich, dass der Vermieter keine Nachzahlung mehr vom Mieter beanspruchen kann. Dies gilt nur dann nicht, wenn der Vermieter die verspätete Abrechnung nicht zu vertreten hat. Umgekehrt steht dem Mieter allerdings innerhalb einer dreijährigen Verjährungsfrist ein Anspruch auf Erteilung der Betriebskostenabrechnung zu. Diesen Anspruch sollte ein Mieter auch nach Ablauf der Abrechnungsfrist geltend machen, wenn er eine Rückzahlung von Nebenkosten für möglich hält. (von Rechtsanwalt Lars Liedtke)

Welche Fehler können in der Nebenkostenabrechnung vorkommen?

Die Rechtsprechung unterscheidet bei der Prüfung einer Betriebskostenabrechnung zwischen formellen und materiellen Fehlern. Liegen Fehler vor, die der formellen Richtigkeit der Betriebskostenabrechnung entgegenstehen, ist diese unwirksam und damit unbeachtlich; eine solche kann keinen Nachzahlungsanspruch gegenüber dem Mieter begründen. Sind in der Betriebskostenabrechnung materielle Fehler enthalten, so kann diese lediglich in den fehlerhaften Punkten der Korrektur unterliegen.
(von Rechtsanwalt Sascha Lembcke)

Wie schnell müssen Einwendungen wegen Fehlern in der Nebenkostenabrechnunge erfolgen?

Der Mieter muss inhaltliche Fehler der Nebenkostenabrechnung innerhalb der Einwendungsfrist des § 556 Abs. 3 Satz 5 BGB geltend machen, also innerhalb eines Jahres nach Zugang der Betriebskostenabrechnung. Andernfalls ist er mit seinen Einwendungen ausgeschlossen. Eine abstrakte Beanstandung der gesamten Nebenkostenabrechnung ohne konkrete Begründung der einzelnen Beanstandungen reicht zur Wahrung der Einwendungsfrist nicht aus.
(von Rechtsanwalt Alexander Bredereck)

Welche Folgen hat eine fehlerhafte Nebenkostenabrechnung? Können die Fehler korrigiert werden?

Bei fehlenden Mindestangaben in einer Betriebskostenabrechnung und ist diese deshalb für den Mieter nicht hinreichend nachvollziehbar, ist die Nebenkostenabrechnung bereits formell unwirksam. Diese formelle Unwirksamkeit bewirkt, dass eine wirksame Korrektur durch den Vermieter nur innerhalb der einjährigen Abrechnungsfrist vorgenommen werden kann. Erfolgt eine Korrektur erst später, kann der Vermieter keine Nachzahlung mehr vom Mieter verlangen. Ist eine Betriebskostenabrechung hingegen formell wirksam und enthält lediglich Fehler innerhalb des Rechenwerkes, ist sie materiell fehlerhaft. Solche Fehler können auch nach Ablauf der Abrechnungsfrist noch korrigiert werden.
(von Rechtsanwalt Lars Liedtke)

Kann die Nebenkostenabrechnung vom Mieter überprüft werden?

Ja, und das sollte sie auch. Viele Nebenkostenabrechnungen sind formell aber auch inhaltlich falsch. Der Mieter sollte – anhand des Mietvertrages – die Nebenkostenabrechnung in Bezug auf den verwendeten Verteilungsschlüssel und die berechneten Betriebskostenposten prüfen und bei Zweifeln hieran den Mieterschutzverein oder anwaltliche Hilfe hinzuziehen. (von Rechtsanwalt Maximilian A. Müller)

Muss der Vermieter dem Mieter zur Überprüfung der Nebenkostenabrechnung Einsicht in die Belege erlauben?

Ein Mieter hat nach einer Entscheidung des Amtsgerichts München vom 21.09.2009 (412 C 34593/08) das Recht, im Sinne einer effektiven Ausübung des Rechts auf Belegeinsicht handschriftliche Notizen und Abschriften anzufertigen.

Dem stehe aber das Anfertigungen von Ablichtungen der Belege mit technischen Hilfsmitteln, insbesondere durch Abfotografieren, Einscannen oder Kopieren gleich. Der Mieter nutze dann lediglich die fortschreitenden technischen Möglichkeiten und müsse sich nicht darauf verweisen lassen, mühsam und zeitaufwendig handschriftliche Aufzeichnungen anzufertigen.
(von Rechtsanwalt Andreas Schwartmann)

Haben Mieter einen Anspruch auf Zusendung von Belegen?

Viele Mieter möchten nach Erhalt der Betriebskostenabrechnung die einzelnen Positionen anhand der Belege überprüfen und fordern diese in Kopie bei ihrem Vermieter an. Die Vermieter sind oft entgegenkommend und überlassen diese gegen Erstattung der Kopierkosten. Hierzu sind sie aber im Normalfall nicht verpflichtet. Dies hat der BGH in seiner Entscheidung vom 13.04.2010, AZ VIII ZR 80/09 nochmals bestätigt.

Mietern, die Zweifel an der Nebenkostenabrechnung haben, müssen sich im Normalfall auf den unbequemen Weg der persönlichen Einsichtnahme verweisen lassen, wenn der Vermieter keine Kopien verschickt. Ob ein Ausnahmefall vorliegt, in dem sie dann doch die Kopien einfordern dürfen, ist – so auch der BGH – eine Einzelfallentscheidung. An dieser Stelle ist wie so oft qualifizierter Rechtsrat eine gute Investition.

Dies gilt anders herum auch für Vermieter. Diese dürfen sich auch nicht stur auf den Standpunkt stellen, dass der Mieter ja bei ihnen Einsicht nehmen könne. Ist dieser weit verzogen, kann sich keinen Anwalt vor Ort leisten oder auch in Fällen von schweren Auseinandersetzungen kann der Mieter berechtigt sein, Kopien zu erhalten. Das Einklagen von Nachzahlungsbeträgen aus Nebenkostenabrechnungen kann wie im oben dargestellten Fall zur kostenpflichtigen Abweisung der Klage führen. (von Rechtsanwältin Elke Scheibeler)

Darf der Vermieter nach einer Nebenkostenabrechnung die Vorauszahlung erhöhen?

Laut Urteil des BGH vom 15.05.2012 (VIII ZR 245/11 und VIII ZR 246/11) ist der Vermieter nach einer Nebenkostenabrechnung zur Anpassung von Vorauszahlungen gemäß § 560 Abs. 4 BGB nur insoweit berechtigt, als sie auf einer inhaltlich korrekten Abrechnung beruht. Mit der Anpassung der Vorauszahlungen würde nämlich der Zweck verfolgt, die Vorauszahlungen möglichst realistisch nach dem voraussichtlichen Abrechnungsergebnis für die nächste Abrechnungsperiode zu bemessen. Für den Vermieter dürfe aber nicht die Möglichkeit bestehen, aufgrund einer fehlerhaften Abrechnung Vorauszahlungen in einer Höhe zu erheben, die ihm bei korrekter Abrechnung nicht zustünden.
(von Rechtsanwalt Andreas Schwartmann)

Können Mietminderungen bei der Nebenkostenabrechnung berücksichtigt werden?

Grundsätzlich ist bei Mietminderungen so zu verfahren, dass zwar die Bruttomiete Bemessungsgrundlage für die Mietminderung ist. Eine anteilige Anrechnung auf die Kaltmiete und die Vorauszahlungen soll jedoch nicht erfolgen, denn beide Posten teilen „ein unterschiedliches rechtliches Schicksal". In der Regel wird die Vorauszahlungsschuld vollständig und die Kaltmiete abzüglich des Minderungsbetrages getilgt, §§ 535 Abs. 2, 362, 366 Abs. 2 BGB.

(von Rechtsanwalt Alexander Otterbach)

Darf der Vermieter die Kaution bei einer zu erwartenden Nachzahlung länger einbehalten?

Der Kautionsrückzahlungsanspruch ist zum Teil erst fällig, wenn die Abrechnungserstellung möglich ist (BGH, Urteil vom 18.01.2006, Az. VIII ZR 71/05).

Die Entscheidung bringt dahingehend Klarheit, dass die Ansicht der starren Frist von sechs Monaten für die Kautionsrückzahlung nicht belegbar und unzutreffend ist. Beide Parteien haben keinen Einfluss darauf, wann Versorgungsträger Abrechnungsunterlagen erstellen. Es kommt darauf an, wann dem Vermieter die Abrechnung möglich ist.
(von Rechtsanwalt Thilo Zachow)

Welche Folgen treffen den Vermieter, wenn er keine Nebenkostenabrechnung erstellt?

Insbesondere dann, wenn der Vermieter während der Laufzeit des Vertrages vertragswidrig auf eine Abrechnung verzichtete, möchte der Mieter nicht selten nach seinem Auszug plötzliche eine ordnungsgemäße Abrechnung erhalten.

Dieser Anspruch steht ihm grundsätzlich auch zu.

Rechnet der Vermieter dennoch nicht ab, sind die Konsequenzen relativ scharf: Der Vermieter muss grundsätzlich alle Vorauszahlungen, die er in dem fraglichen Zeitraum von dem Mieter erhalten hat, zurückzahlen! Wenn man bedenkt, dass dies über einige Jahre zurück gehen kann, so zeigt sich, dass hier ein mittlerer vierstelliger Betrag im Raum steht! (von Rechtsanwalt Maximilian A. Müller)

Darf bei einer Nebenkostenabrechnung im Gewerberaummietrecht alle Kosten als Nebenkosten umgelegt werden?

Vermieter von Gewerberaum wie z.B. von Einkaufszentren legen erfahrungsgemäß alle Kosten, die irgendwie entstehen können, auf den Mieter um. In dem Bedürfnis, auch ja keine denkbaren Kosten zu vergessen, wird manchmal über das Ziel hinausgeschossen. Dabei wird riskiert, dass die entsprechende Umlagevereinbarung (teilweise) unwirksam ist und betreffende Kosten dann gar nicht umgelegt werden können. Selbst wenn die Vereinbarung an sich (gerade noch) wirksam ist, gehen Zweifel bei der Auslegung zulasten des Verwenders der Allgemeinen Geschäftsbedingungen, also regelmäßig des Vermieters. (von Rechtsanwalt Alexander Bredereck)

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