Hallo!
Ich habe eine Frage zu den erstattungsfähigen Reisekosten bei einer Dienstreise:
Ein Mitarbeiter hat seinen Erstwohnsitz in Hamburg, den Arbeitsvertrag aber bei einer Firma in Nürnberg. In Nürnberg hat der Mitarbeiter daher einen berufsbedingten Zweitwohnsitz.
Der Mitarbeiter arbeitet einen Großteil seiner Zeit im Home Office (mündliche Abrede mit dem Vorgesetzten, der Arbeitsvertrag sieht Arbeitsort Nürnberg vor) und ist nur 1x im Monat für 3 Tage im Büro in Nürnberg (Di-Mi-Do)
Jetzt muss der Mitarbeiter zu einer Dienstreise nach München außerhalb der üblichen 3 Vor-Ort-Tage in Nürnberg und reist mit seinem privaten PKW. Der Mitarbeiter startet also von seinem Erstwohnsitz nach München. Da der Termin zeitlich ungünstig liegt, übernachtet der Mitarbeiter an seinem Zweitwohnsitz, um die Hotelkosten in München zu sparen.
Nach dem Termin in München geht es direkt zurück nach Hamburg zum Erstwohnsitz. Die Wohnung in Hamburg wurde also ausschließlich aufgrund der notwendigen Dienstreise verlassen.
Kann der Mitarbeiter die gesamte Strecke Hamburg-Nürnberg-München-Hamburg abrechnen? Kann ggf. auch eine private Übernachtung (Übernachtungspauschale) abgerechnet werden? Oder sollte lieber ein Hotel in München gebucht werden, um die Zweitwohnung "aus dem Spiel" zu lassen, und somit Hamburg-München-Hamburg nebst Hotel abzurechnen?
Die Reisekostenverordnung des Unternehmens gibt hierzu keine Auskunft.
Vielen Dank und beste Grüße!
Dienstreise vom Erstwohnsitz mit Übernachtung am Zweitwohnsitz
Meiner Meinung nach ist die abrechenbare Dienstreise Nürnberg -> München -> Hamburg, wenn es keine Vereinbarung über zusätzliche Reisen zwischen Erst- und Zweitwohnsitz geben sollte. Viele HO Mitarbeiter aben für solche Fälle Vereinbarungen über Kosten bezüglich zusätzlicher Fahrten zum Arbeitsort.
Zitat :der Arbeitsvertrag sieht Arbeitsort Nürnberg vor
Kann es sein, dass da noch eine Angabe fehlt:
Zitat :Der Mitarbeiter arbeitet einen Großteil seiner Zeit im Home Office [ zu ergänzen: in Hamburg???}(mündliche Abrede mit dem Vorgesetzten
Wenn durch mündliche Abrede vorübergehend Hamburg dein Aufenthaltsort sein sollte, wäre auch HH<>M abzurechnen.
Dann: PKW? Wieso? Dazu wird die RKO wohl was hergeben; vielfach dürfte das günstigste Verkehrsmittel vorgeschrieben sein.
Übernachtung in N dürfte in Ordnung gehen samt Pauschale für Privatunterkunft.
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Richtig, ...im Home Office in Hamburg.
Hamburg, Nürnberg und München sind plakative Beispiele, um die ungefähren Distanzen zu verdeutlichen. In der Praxis sind es Orte in der Nähe solcher Städte, die Dienstreise führt auf ein Dorf. Dorthin ist es mit ÖPNV schwer zu schaffen in angemessener Frist, Taxi verteuert die Sache zudem ungemein. Der PKW wird allgemein als Reisemittel akzeptiert.
Der Vorgesetzte honoriert zudem die Bereitschaft, aus dem Home Office auf eine zusätzliche, weit entfernte Dienstreise zu gehen. Möglicherweise kann dies als Akzeptanz verstanden werden, die komplette Fahrt ab/bis Hamburg abzurechnen. Fraglich ist nur, ob die HR-Abteilung dies mitgeht oder ggf. sogar ein abmahnfähiger Tatbestand vorliegt. Letzteres muss unbedingt vermieden werden, alles andere könnte im Zweifel zwischen Vorgesetztem, Mitarbeiter und HR-Abteilung geklärt werden.
Eine gesonderte Vereinbarung zur Abrechnung der Fahrt zwischen Erst- und Zweitwohnsitz existiert nicht.
In den beiden Antworten - danke dafür - lese ich widersprüchliche Meinungen. Vermutlich wäre es besser, die Zweitwohnung nicht anzufahren, sondern ein Hotel nahe des Dienstreiseziels zu nehmen? Allerdings käme diese Lösung den Arbeitgeber teurer, was ja grundsätzlich vermieden werden sollte.
Wie honoriert er diese?Zitat :Der Vorgesetzte honoriert zudem die Bereitschaft, aus dem Home Office auf eine zusätzliche, weit entfernte Dienstreise zu gehen.
Dann könntest du dir doch auch vom Vorgesetzten kurz, aber schriftlich bestätigen lassen, dass du wegen xy Dörfern diese Reise mit dem PKW machen sollst.
Der HR kann ggfl. damit belegt werden, was man alles für und in seinem Job tut. Sogar den eigenen PKW > 1000 km und über die Dörfer schaukeln.Zitat :sogar ein abmahnfähiger Tatbestand vorliegt.
Ja, richtig. Unnötige Aufwendungen sollen vermieden werden.
Warum willst du dann ein zweifellos teureres Hotel buchen? Deine Zweitwohnung scheint ja quasi auf dem Weg zu liegen.
Manche buchen ein Hotel, schlafen in der Zweitwohnung, gehen noch ins Hotel zum Frühstück...manche sehen das mit der Vermeidung nicht so eng.
HInweis: Reisekostenbetrug ist ein sehr ernstzunehmender Tatbestand.
-- Editiert von User am 12. April 2024 15:56
Er honoriert es, indem er ein Lob ausspricht sowohl für den persönlichen Einsatz als auch für die Bereitschaft, extra die Fahrt anzutreten anstatt einen fachlich weniger befähigten Kollegen zu entsenden.
Hier sollen ja auch keine Reisekosten erschlichen werden (Reisekostenbetrug), sondern einfach die für die Dienstreise tatsächlich enstandenen Kosten erstattet werden - nämlich die Strecke Hamburg-Nürnberg-München-Hamburg, da der Mitarbeiter ohne diese Dienstreise ganz normal im Home Office in Hamburg geblieben wäre und keinen einzigen Kilometer gefahren wäre. Die Übernachtungspauschale fällt weniger ins Gewicht, ob die abgerechnet wird oder nicht, spielt für den Mitarbeiter weniger eine Rolle, da die Fahrtkosten den weitaus größeren Anteil ausmachen.
Schon klar, ich hatte lediglich einen Hinweis gegeben.Zitat :Hier sollen ja auch keine Reisekosten erschlichen werden (Reisekostenbetrug),
Warum du aber evtl. an einen *abmahnfähigen Tatbestand* denkst, verstehe ich nicht.
Wenn die Dienstreise notwendig ist und eben über diese Strecken und Orte führt--- sind das notwendige Aufwendungen.
Einen Dienstreise-Antrag (oder wie dein AG das nennt), solltest du auf jeden Fall stellen. Schließlich ist es nicht deine vereinbarte Tätigkeit, Reisender im Lande zu sein.
Naja, bei Reisekostenabrechnungen muss man ja immer vorsichtig sein. Daher ja die Nachfrage hier im Forum. Es ist ja auch eher ungewöhnlich, bei einer Dienstreise am Zweitwohnsitz zu übernachten und trotzdem die gesamte Strecke ab/an Hauptwohnsitz abzurechnen.
Zitat :ob die HR-Abteilung dies mitgeht oder ggf. sogar ein abmahnfähiger Tatbestand vorliegt.
Die Sorge scheint mir nun doch reichlich übertrieben, speziell mit der anderen Äußerung im Ohr, dass dein Chef Einsatz 'honoriert' - es ist ziemlich unwahrscheinlich, dass die eine Abteilung honoriert und die andere dasselbe mit Abmahnung quittiert.
Übernachtung in der Zweitwohnung ist mit Sicherheit kein Abmahngrund. Da lege ich mich fest.
Und wenn PKW akzeptiert ist, dann ist es eben so.
Nö, wenn man in HH im home office arbeitet, aber eine Zweitwohnung in N hat und dienstlich von HH über N nach M (und zurück) fährt, dann ist das doch alles sehr erklärlich.Zitat :Es ist ja auch eher ungewöhnlich, bei einer Dienstreise am Zweitwohnsitz zu übernachten und trotzdem die gesamte Strecke ab/an Hauptwohnsitz abzurechnen.
Nicht jeder hat grad zufällig auf der Strecke eine Zweitwohnung. Die sollte man aber nutzen, weil alles andere (zB Hotel) unnötige Kosten wären.
Die Zweitwohnungs-Übernachtungspauschale von 20,- kann man also auch abrechnen.
Nein, nicht wirklich. Erst später stellst du klar, dass für das HO Hamburg als Arbeitsort vereinbart wurde. Im Ausgangspost war das noch Nürnberg.Zitat :In den beiden Antworten - danke dafür - lese ich widersprüchliche Meinungen.
Zitat :Der Mitarbeiter arbeitet einen Großteil seiner Zeit im Home Office (mündliche Abrede mit dem Vorgesetzten, der Arbeitsvertrag sieht Arbeitsort Nürnberg vor)
Von Hamburg als HO Arbeitsplatz war da noch keine Rede!
Man kann nur über das diskutieren was du an Informationen lieferst.
Das einfachste zunächst:
Werden die Reisen nach Nürnberg und zurück vom Arbeitgeber gezahlt?Zitat :Der Mitarbeiter arbeitet einen Großteil seiner Zeit im Home Office (mündliche Abrede mit dem Vorgesetzten, der Arbeitsvertrag sieht Arbeitsort Nürnberg vor) und ist nur 1x im Monat für 3 Tage im Büro in Nürnberg (Di-Mi-Do)
Zitat :Die Sorge scheint mir nun doch reichlich übertrieben, speziell mit der anderen Äußerung im Ohr, dass dein Chef Einsatz 'honoriert' - es ist ziemlich unwahrscheinlich, dass die eine Abteilung honoriert und die andere dasselbe mit Abmahnung quittiert.
Da wäre ich mir nicht so sicher.
Es geht dabei ja nicht nur um die zusätzlich gefahrenen Kilometer, die abgerechnet werden sollen, also ca. 1.200km x 0,30ct = 360€, sondern auch noch um die zusätzliche Arbeitszeit. Wenn man mal großzügig rechnet, dass man auf der Autobahn 100km/h im Durchschnitt fahren kann, dann muss der AG für die Dienstreise zusätzlich ca. 12 Stunden Arbeitszeit bezahlen und mutmaßlich mindestens eine Übernachtung mehr als bei einer Abreise in Nürnberg. Schließlich darf der AG dem AN gar nicht erlauben, nach einem Arbeitstag noch von München nach Hamburg mit dem Auto zurückzufahren.
Insgesamt entstehen dabei also Zusatzkosten, die je nachdem wie man den Stundensatz genau berechnet leicht mehr als 1.000€ betragen können. Und ob der AG es gut findet, dass aus einer Eintagesdienstreise dann eine Dreitagesdienstreise wird, mag ich auch bezweifeln.
Selbst wenn der AG dem Start der Dienstreise in HH zustimmt, dann sollte man auch über alternative Verkehrsmittel nachdenken. Es kann z.B. günstiger sein, einen Flug von Hamburg nach München zu buchen und dann vor Ort in München einen Leihwagen zu benutzen. Oder Mit dem Nachtzug (Schlafwagen) zu fahren und auch am HBF in München kann man einen Leihwagen bekommen. Eine Dienstreise von Hamburg nach München mit dem PKW durchzuführen ist nur unter seltenen Umständen wirtschaftlich.
Die "normalen" Pendelkosten zwischen Hauptwohnsitz/Hamburg und Büro/Nürnberg werden vom Arbeitgeber nicht gezahlt. Das ist das Privatvergnügen des Arbeitnehmers, das lediglich in der Steuererklärung als Werbungskosten Berücksichtigung findet.
Die Wahl des Verkehrsmittels soll hier nicht zur Diskussion stehen, da es sich nicht um die Stadtzentren handelt, sondern um Umsteigeverbindungen, bei denen ÖPNV einen Zeitnachteil von 2,5 bis 3 Stunden hat von Haustür zu Haustür sowie bei gemäßigter Fahrweise im PKW gerechnet.
Im konkreten Fall lassen sich Hin- und Rückreise ab/an Erstwohnsitz mit einer Übernachtung bewerkstelligen, ohne in zeitliche Bedrängnis zu kommen, da der Termin nur 90 Minuten dauern wird (ja, die Sinnhaftigkeit von Aufwand zu Nutzen kann objektiv hinterfragt werden, aber es ist einer der 5 wichtigsten Kunden des Arbeitgebers), somit ist eine Rückreise am gleichen Tag problemlos möglich.
Zitat :Oder Mit dem Nachtzug (Schlafwagen)
gibt es das noch?
Zitat :gibt es das noch?
Das gibt es wieder, allerdings nicht von der Deutschen Bahn, sondern von der Österreichischen Bundesbahn, die auch Strecken in Deutschland bedient und wird unter der Marke "Nightjet" angeboten.
Zitat :Im konkreten Fall lassen sich Hin- und Rückreise ab/an Erstwohnsitz mit einer Übernachtung bewerkstelligen, ohne in zeitliche Bedrängnis zu kommen, da der Termin nur 90 Minuten dauern wird (ja, die Sinnhaftigkeit von Aufwand zu Nutzen kann objektiv hinterfragt werden, aber es ist einer der 5 wichtigsten Kunden des Arbeitgebers), somit ist eine Rückreise am gleichen Tag problemlos möglich.
Letztlich benötigt der AN die Zustimmung des AG. Die Zustimmung wird im Regelfall durch Genehmigung des Dienstreiseantrags erteilt.
Zitat :Der Mitarbeiter arbeitet einen Großteil seiner Zeit im Home Office (mündliche Abrede mit dem Vorgesetzten, der Arbeitsvertrag sieht Arbeitsort Nürnberg vor) und ist nur 1x im Monat für 3 Tage im Büro in Nürnberg (Di-Mi-Do)
Zitat :Die "normalen" Pendelkosten zwischen Hauptwohnsitz/Hamburg und Büro/Nürnberg werden vom Arbeitgeber nicht gezahlt.
Da sehe ich keinerlei belastbaren Anspruch auf eine Dienstreise ab Hamburg. Der vertragliche Arbeitsort ist Nürnberg und ich bezweifele auch das die mündliche Abrede mit dem Vorgesetzten so gedacht war zusätzliche Reiseunkosten für den AG zu generieren.
Der AG kann im Rahmen des Direktionsrecht verlangen das der AN an seinem Arbeitsort in Nürnberg erscheint (das kann dann ja auch der monatliche 3-Tages-Termin sein) und von dort seine Dienstreise antritt. Individuelle Absprachen zu Kostenerstattung zwischen AN & AG sind natürlich immer möglich, bedürfen jedoch eines gemeinsamen Willens.
Zitat :ich bezweifele auch das die mündliche Abrede mit dem Vorgesetzten so gedacht war zusätzliche Reiseunkosten für den AG zu generieren.
... übers Ziel hinausgeschossen, sage ich dazu. Es reicht doch, dass bis auf Widerruf HH Arbeitsort ist.
Diese Anweisung scheint es aber nicht gegeben zu haben. Der Fragesteller hat mittlerweile ja geklärt, dass Hamburg als HO Dienstort vereinbart wurde (mal davon abgesehen, dass der AG in der Pflicht wäre diesen Vertragsbestandteil nachweislich zu dokumentieren). Ist dieser Dienstort vereinbart, dann kann natürlich auch eine Dienstreise dort beginnen.Zitat :Der AG kann im Rahmen des Direktionsrecht verlangen das der AN an seinem Arbeitsort in Nürnberg erscheint (das kann dann ja auch der monatliche 3-Tages-Termin sein) und von dort seine Dienstreise antritt.
Zitat :Es reicht doch, dass bis auf Widerruf HH Arbeitsort ist.
Das ist aber ein Widerspruch zu:Zitat :Der Fragesteller hat mittlerweile ja geklärt, dass Hamburg als HO Dienstort vereinbart wurde
Danach ist nämlich Nürnberg der Dienstort.Zitat :Die "normalen" Pendelkosten zwischen Hauptwohnsitz/Hamburg und Büro/Nürnberg werden vom Arbeitgeber nicht gezahlt. Das ist das Privatvergnügen des Arbeitnehmers, das lediglich in der Steuererklärung als Werbungskosten Berücksichtigung findet.
Arbeitsvertraglich ist der Arbeitsort das Büro Nürnberg. Die mündliche informelle Absprache mit dem Vorgesetzten und dessen Vorgesetzten ist, dass 3 zusammenhängende Tage pro Monat am Arbeitsort stattfinden und der Rest im Home Office stattfinden darf. Der Arbeitnehmer wählt für das Home Office sicherlich seinen Erstwohnsitz bei seiner Familie in Hamburg.
Diese mündliche Vereinbarung ist auf Dauer ausgelegt, der Vorgesetzte weiß vermutlich, dass der Mitarbeiter sich beruflich umorientieren würde, wenn er regelmäßig ins Büro gerufen würde. Daher lobt der Vorgesetzte ja auch die Bereitschaft des Mitarbeiters, aus dem Home Office in Hamburg zu der fraglichen Dienstreise anzutreten. Es ist davon auszugehen, dass der Vorgesetzte kein Problem damit hat, dass der Mitarbeiter die Dienstreise ab/bis Hamburg abrechnet.
Danach müssten auch die Reisekosten von Hamburg nach Nürnberg durch den Arbeitgeber gezahlt werden. Werden sie aber Deiner eigenen Aussage nach eben nicht.Zitat :Die mündliche informelle Absprache mit dem Vorgesetzten und dessen Vorgesetzten ist, dass 3 zusammenhängende Tage pro Monat am Arbeitsort stattfinden und der Rest im Home Office stattfinden darf. Der Arbeitnehmer wählt für das Home Office sicherlich seinen Erstwohnsitz bei seiner Familie in Hamburg.
Für diese 1 Dienstreise bleibt nur nochmal der Hinweis:Zitat :Daher lobt der Vorgesetzte ja auch die Bereitschaft des Mitarbeiters, aus dem Home Office in Hamburg zu der fraglichen Dienstreise anzutreten. Es ist davon auszugehen, dass der Vorgesetzte kein Problem damit hat, dass der Mitarbeiter die Dienstreise ab/bis Hamburg abrechnet.
Dienstreise-Antrag stellen und vom AG genehmigen lassen.
Der *Zettel* ist für andere unschöne Geschehnisse während der Dienstreise, die hoffentlich nicht eintreten.
Denn: ...man hat schon Pferde kotzen sehen...
Dienstreiseanträge gibt es bei dem Arbeitgeber schon länger nicht mehr, alle Mitarbeiter haben eine Dauerreisegenehmigung.
Dass der Mitarbeiter einen Großteil im Home Office arbeiten darf, ist als Entgegenkommen zu verstehen, die Abrechnung der Fahrten zwischen Hauptwohnsitz und Zweitwohnsitz oder Arbeitsort ist explizit nicht vorgesehen, daher ja der vertraglich festgelegte Arbeitsort Nürnberg.
Dass Mitarbeiter von zu Hause zu einer Dienstreise starten können und nicht den Umweg über das Büro nehmen müssen, ist akzeptiert. Würde auch keinen Sinn machen, wenn der Mitarbeiter von Hamburg nach Nürnberg müsste, um von da nach Flensburg zu starten, um ein (anderes) Beispiel zu nennen. Ebenso ist es Usus, dass die Mitarbeiter auch von ihrem Wohnort zu einer Dienstreise "hinter" dem Büro starten können, also quasi in der Nähe des Büros vorbeifahren, ohne dieses zu besuchen, und rechnen dennoch die Strecke Heimat-Reiseort-Heimat ab.
Ich versuche mich daher an zwei Vergleichen:
Hätte der Mitarbeiter in München eine Ferienwohnung (und keinen berufsbedingten Zweitwohnsitz) und würde dort übernachten, wäre die Abrechnung ab/an Hamburg selbstverständlich.
Würden die Eltern des Mitarbeiters in München wohnen und er würde dort übernachten statt ein teures Hotel zu nehmen, wäre die Abrechnung ab/an Hamburg selbstverständlich.
Nun hat der Mitarbeiter zufällig eine berufsbedingte Zweitwohnung dort, aber vermutlich wäre der Sachverhalt der gleiche wie oben (Ferienwohnung, Elternhaus). Zumindest wäre das die Argumentation, wenn die HR-Abteilung etwas auszusetzen hätte.
Mit den hier geschriebenen Hinweisen habe ich das Gefühl, etwas mehr Licht im Dunkeln zu haben und bedanke mich für eure wortreichen und hilfreichen Beiträge!
Zitat :Diese mündliche Vereinbarung ist auf Dauer ausgelegt, der Vorgesetzte weiß vermutlich, dass der Mitarbeiter sich beruflich umorientieren würde, wenn er regelmäßig ins Büro gerufen würde.
Ehrlich gesagt verstehe ich dann aber nicht warum der AN die Reisekostenabrechnung ab Hamburg nicht mit einem Vorgesetzten abstimmt. Stimmt der Vorgesetzte explizit zu wäre das Problem doch gelöst.
PS: Wie hat der AN denn in der Vergangenheit seine Feiertage genommen, hamburgisch oder doch nach den günstigeren bayrischen Regelungen?
Der Mitarbeiter hat einen Arbeitsvertrag in Bayern mit einem bayerischen Unternehmen, da gelten die bayerischen Feiertage. Am Reformationstag (Norden) wird gearbeitet.
Der Mitarbeiter hat einen Arbeitsvertrag in Bayern mit einem bayerischen Unternehmen, da gelten die bayerischen Feiertage. Am Reformationstag (Norden) wird gearbeitet.
Zitat :Der Mitarbeiter hat einen Arbeitsvertrag in Bayern mit einem bayerischen Unternehmen, da gelten die bayerischen Feiertage.
Nein, sofern im Arbeitsvertrag nicht explizit etwas anders vereinbart wurde gelten die Feiertage am Arbeitsort, egal wo das Unternehmen seinen Sitz hat. Wenn die bayrischen Feiertage zur Anwendung gebracht werden wäre das ein Indiz dafür das entweder der offizielle Arbeitsort doch Nürnberg ist (also das Unternehmen vom Arbeitsort in Hamburg offiziell gar nichts weiß) oder eben dafür das diese Feiertags-Regelungen falsch angewendet werden.
-- Editiert von User am 16. April 2024 23:44
Zitat :der Rest im Home Office stattfinden darf. Der Arbeitnehmer wählt für das Home Office sicherlich seinen Erstwohnsitz bei seiner Familie in Hamburg.
Moment mal, ich hatte deine Klärung so verstanden, dass der AG das HO in Hamburg als Arbeitsort akzeptiert und bestätigt hat. Wenn der AN allerdings nur Kraft seiner Wünsche den Arbeitsort HH wählt, dann ist das ausschließlich das Problem des AN!.
Ich ändere somit meine Meinung komplett.
Die abrechenbare Dienstreise geht somit von Nürnberg nach München und dann wieder nach Nürnberg. Die Strecke zwischen Hamburg nach Nürnberg ist das Privatvergnügen des AN.
1. Es gibt keine echte Home-Office Vereinbarung.
2. Der Dienstsitz Hamburg ist vertraglich nicht festgelegt.
3. Es werden keine Reisekosten für Fahrten von Hamburg nach Nürnberg gezahlt.
4. Es werden die bayrischen Feiertage angewendet.
=> Der Arbeitgeber geht vom Arbeitsort Nürnberg aus.
=> Reisekosten für Dienstreisen werden rechtlich korrekt ab Nürnberg gezahlt
Und jetzt?
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